Bestuurssecretaris

Als Bestuurssecretaris kom je bij het Ministerie van Justitie en Veiligheid te werken bij de Informatievoorziening Openbaar Ministerie. Als OM hebben we behoefte aan een toekomstbestendige en duurzame ICT en Informatievoorziening. Dit brengt veel uitdagingen met zich mee, daarom is in 2021 het nieuwe OM‐onderdeel Informatievoorziening Openbaar Ministerie (IVOM) opgericht. Centraal in de opgave van IVOM staan drie strategische pijlers. Het Ministerie richt zich de komende jaren op het verbeteren van de performance en stabiliteit van de huidige systemen, het professionaliseren van de IV‐organisatie en het vernieuwen van de werkprocessen en het ICT‐landschap. Dit doen ze met meer dan 200 professionals, die zorgen dat onze ruim 5.000 OM collega’s probleemloos kunnen werken, elke dag opnieuw.

Vanuit de afdeling Bedrijfsvoering worden de organisatie, processen en medewerkers ondersteund bij de realisatie van organisatie‐ en persoonlijke doelstellingen. De afdeling is samengesteld uit de clusters Directie‐ en managementondersteuning, Communicatie, Personeel en Organisatie, Besturing en Control en Operationele Ondersteuning. Het cluster Operationele Ondersteuning ondersteunt medewerkers en management bij de uitvoering van administratieve processen.

Voor de ondersteuning van het bestuur van IVOM zijn we op zoek naar een tijdelijke vervanger van onze bestuurssecretaris die vanwege ziekte langdurig afwezig is. In deze functie ben je verantwoordelijk voor het opstellen van de agenda van het MT, het maken van het verslag, uitwerken van notities, bijwerken van de besluiten en actielijsten en het organiseren van heisessies. De secretaris wordt geacht om van een complex bestuurlijk overleg een begrijpelijk en overzichtelijk verslag te maken. Hierbij is het belangrijk dat de hoofdzaken van de bijzaken worden onderscheiden.

Daarnaast ondersteunt de bestuurssecretaris het volledige medezeggenschapsproces. Je plant de vergaderingen in, bereidt deze voor en zorgt voor de verslaglegging. Je bent de schakel tussen de OR en het bestuur en zorgt ervoor dat de samenwerking zo soepel mogelijk verloopt. Je legt de gemaakte afspraken tussen de OR en het bestuur vast, bewaakt de voortgang en attendeert hen daarop. In je functie heb je rechtstreeks contact met alle leden van de OR en met het bestuur. Je bereidt (inhoudelijk) de adviezen en instemmingen voor en zorgt voor de archivering van de besluitvorming. Tenslotte geef je vorm en uitvoering aan de communicatie naar de achterban en andere belanghebbenden.

Samenvijf: tijd voor iets nieuws
Samenvijf staat voor een nieuwe manier van werken: we bieden je uitdagend werk bij onze opdrachtgevers en geven je daarnaast iedere week tijd om iets goeds te doen voor de maatschappij. Zo doorbreek jij je routine en heb je een werkweek met meer afwisseling en inspiratie. Samen zorgen we ervoor dat de maatschappij nog mooier wordt. We vertellen je er graag meer over.