Bestuurssecretaresse

De gemeente bestaat al bijna 1.000 jaar en telt momenteel zo’n 47.000 inwoners. Het ligt aan de rand van de Utrechtse Heuvelrug, midden in de prachtige natuur van de Soester Duinen, en is rijk aan bossen, heide en weilanden.  

Opdracht
Samen met de drie andere collega’s verzorg je de secretariële en administratieve ondersteuning voor het college van Burgemeester en Wethouders en de gemeentesecretaris. Op dit moment zoeken wij tijdelijke ondersteuning voor onze wethouders.

Wat ga je doen?

• Beheren van complexe agenda’s, met prioriteiten op basis van inhoud en politieke verhoudingen;
• Verzorging van vertrouwelijke correspondentie en proactief reageren op wijzigingen in agenda’s;
• Inschatten van urgentie en belangen, en kennis van de portefeuille van de bestuurder;
• Eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten en zorgen voor gastvrije ontvangst;
• Signaleren, vooruit plannen en meedenken over lopende zaken;
• Organiseren van vergaderingen, verspreiden van digitale vergaderstukken en bewaken van voortgang;
• Regelen van vervoer, etentjes en attenties en informeren van betrokkenen;
• Bijdragen aan optimalisatie van het secretariaat en begeleiden van een nieuwe collega.

Samenvijf: detacheren met impact
Samenvijf staat voor een nieuwe manier van werken: we bieden je uitdagend werk bij onze opdrachtgevers en geven je daarnaast iedere week tijd om iets goeds te doen voor de maatschappij. Zo doorbreek jij je routine en heb je een werkweek met meer afwisseling en inspiratie. Samen zorgen we ervoor dat de maatschappij nog mooier wordt. We vertellen je er graag meer over.