Projectsecretaris

De gemeente Amsterdam is op zoek naar ondersteuning voor de functie van een projectsecretaris.

Werkzaamheden

• Eerste aanspreekpunt en afhandeling eerste contact. Het beantwoorden van e-mails, brieven en telefoongesprekken zijn belangrijke taken.
• Agendabeheer, organiseren van afspraken en verslaglegging De projectsecretaris is verantwoordelijk voor het regelen en voorbereiden van besprekingen op kantoor en online en daarbuiten voor het hele team. Dit is inclusief het beheren van schema’s voor vergaderingen en andere relevante bijeenkomsten. Van de secretaris wordt ook verwacht dat hij of zij administratieve taken uitvoert, zoals het plannen en notuleren van meetings, maar ook het accumuleren en doorgeven van informatie.
• Ondersteuning bij totstandkoming van documenten.
  Het ondersteunen bij het schrijven van plannen, opstellen van planningen, schrijven van voortgangsrapportages, het opstellen van memo’s, bijhouden van het logboek..
• Inrichten en beheer digitale werkomgeving. Het goed bijhouden van alle belangrijke documenten, facturen, en contracten.
• Contractbeheer en facturatie. De projectsecretaris is verantwoordelijk voor het beheren van gemaakte afspraken en eventueel opmaken en verwerken van facturen behorende bij het traject. Verwacht wordt dat betalingen worden uitgezet en verwerkt en dat ervoor wordt gezorgd dat verschuldigde facturen op tijd worden betaald.

Samenvijf: tijd voor iets nieuws
Samenvijf staat voor een nieuwe manier van werken: we bieden je uitdagend werk bij onze opdrachtgevers en geven je daarnaast iedere week tijd om iets goeds te doen voor de maatschappij. Zo doorbreek jij je routine en heb je een werkweek met meer afwisseling en inspiratie. Samen zorgen we ervoor dat de maatschappij nog mooier wordt. We vertellen je er graag meer over.