Deel deze vacature

Secretarieel ondersteuner IBD

Opleidingsniveau
MBO
Locatie
Den Haag
Uren
24 uur
Startdatum
18 mei 2026
Reageren t/m
26 april 2026

Dit ga je doen

Functieomschrijving

Als secretarieel ondersteuner werk je nauw samen met het hoofd en de coördinatoren en ben je het organisatorische hart van het team. Je onderhoudt interne en externe contacten en bewaakt de voortgang van uiteenlopende administratieve en secretariële taken.

Taken en verantwoordelijkheden

Belangrijkste taken:

  • Agendabeheer
  • Organiseren en notuleren van vergaderingen
  • Opvolgen van gemaakte afspraken
  • Bieden van administratieve ondersteuning
  • Organiseren van online en fysieke bijeenkomsten met uiteenlopende thema’s en deelnemers
  • Zicht houden op voortgang van administratieve en secretariële taken
  • Fungeren als centraal rustpunt binnen het team en orde bewaren in de dynamiek

Jouw profiel

Je bent:

  • Gestructureerd en resultaatgericht
  • Goed in plannen en organiseren en in het schakelen tussen verschillende werkzaamheden
  • Nieuwsgierig, zelfstandig en proactief
  • Communicatief sterk en klantgericht
  • In staat planmatig te werken en prioriteiten te stellen
  • Een echte teamspeler die open communiceert en tegelijk verantwoordelijkheid neemt voor eigen werk

Werkwijze en flexibiliteit

Je krijgt de ruimte je werkweek grotendeels zelf in te delen in overleg met je leidinggevende en collega’s. Er zijn enkele vaste kantoordagen voor teambrede overleggen en samenwerking. Vanwege je rol als centrale schakel wordt van je gevraagd flexibel te zijn; afhankelijk van werkzaamheden en overlegmomenten kan soms vaker op kantoor aanwezig zijn nodig zijn.



Werkzaamheden
  • Organiseren van overleggen en diverse bijeenkomsten (online en fysiek), zorgdragen voor vergaderstukken, opvolgen van gemaakte afspraken en het bewaken van actiepunten
  • Beheren van de diverse Teams-omgevingen
  • Plannen van complexe afspraken
  • Ondersteuning bij in- en uitstroom van teamleden
  • Zorgen voor uniformiteit in werkwijzen en voortgang van processen
  • Meedenken in procesoptimalisatie
  • Uitvoeren van overige ondersteunende werkzaamheden en fungeren als back-up voor bepaalde werkzaamheden van de projectcoördinator, zoals o.a. het beheer van de IBD website en het beheren en doorvoeren van diverse administratieve verwerkingen en het beoordelen op juistheid van de gegevens in het IBD CRM

Jouw profiel

  • Aantoonbaarheid kan blijken uit het weergeven van de behaalde opleidingen, werkervaring of referentieprojecten in ingediend cv
  • Een afgeronde opleiding op MBO niveau
  • Minimaal 4 jaar ervaring in het ondersteunen van teams en managers, als secretaresse of ondersteuner
  • Kandidaat beschikt over minimaal 3 jaar aantoonbare ervaring met het functioneel en/of technisch beheren van Microsoft Teams, inclusief het inrichten van teams, kanalen en rechtenstructuren, en het beheren van documentstructuren
  • Ervaring met Content Management Systemen (bij voorkeur WordPress)
  • De kandidaat heeft recente ervaring, opgedaan in de afgelopen 5 jaar, met het organiseren van meer dan 5 bijeenkomsten per jaar voor meer dan 20 personen uit verschillende organisaties

Waarom Samenvijf

Impact maken

Samenvijf staat voor een nieuwe manier van werken: we geven je de tijd om iets goeds te doen bij een maatschappelijke organisatie in jouw regio met behoud van salaris (lees meer).

Betrokken werkgever

We vinden een persoonlijke benadering en open communicatie belangrijk. Je staat er op je opdracht nooit alleen voor.

Fijne werksfeer

Je wordt onderdeel van Samenvijf. We scoren een 8,9 op medewerkerstevredenheid (het is hier dus écht leuk! 😉).

Ontwikkelingsmogelijkheden

We focussen op (werk)geluk, persoonlijke groei en geven je de kans om je als professional verder te ontwikkelen bij opdrachtgevers.

Eerlijke beloning

Een aantrekkelijk salaris, reiskostenvergoeding, pensioenregeling en genoeg vakantiedagen om weer helemaal op te laden.

Naddy Gray

Heb je interesse?

We ontvangen graag je cv en motivatiebrief voor 27-04-2026
Wil je eerst meer weten over deze vacature of over Samenvijf? Neem contact op met Naddy via naddy@samenvijf.nl of 06 255 031 28, onder vermelding van vacaturenummer: 52510.

Sluit de vacature nog niet helemaal aan op jouw profiel? Neem contact met ons op via een open sollicitatie.

Solliciteer hier

Job Alert
Onze aanpak

Het sollicitatieproces

1
Sollicitatie
Leuk! Je hebt je droombaan gevonden en gesolliciteerd. Binnen drie dagen nemen wij contact met je op.
2
Eerste gesprek
We leren je graag beter kennen om te kijken of je ambities aansluiten bij Samenvijf.
3
Gesprek bij de opdrachtgever
Tijdens een persoonlijk gesprek bij de opdrachtgever bespreek je vakinhoudelijke zaken en neem je een kijkje op je toekomstige werkplek.
4
Arbeidsovereenkomst
Hebben we een klik? Dan doen we jou een passend voorstel met mooie arbeidsvoorwaarden.
5
Gefeliciteerd!
Ben je akkoord met de arbeidsvoorwaarden? Welkom bij Samenvijf! We kijken uit naar een mooie samenwerking.

Relevante vacatures

Neem een kijkje tussen onze vacatures en ontdek of er iets passends voor jou tussen zit. Staat je ideale vacature er nu niet tussen? Doe dan een open sollicitatie en schrijf je in bij Samenvijf.

Directieassistent
Utrecht
32 - 36 uur
MBO/HBO
20 april 2026