Directiesecretaris / Coördinator Secretariaat

Voor onze opdrachtgever zijn wij op zoek naar een Directiesecretaris / Coördinator Secretariaat.

In deze rol vervul je twee functies, waarbij de focus ligt op de werkzaamheden als directiesecretaris. Je begeleidt het besluitvormingsproces binnen het DT/MT en zorgt voor een zorgvuldig en gestructureerd verloop van de wekelijkse besluitvorming. Daarbij organiseer je de aanlevering van stukken, stel je de agenda op, leg je besluiten vast en vertaal je deze samen met het MT naar concrete afspraken. Ook houd je overzicht en stuur je op de jaarplanning van de besluitvorming.

Daarnaast ben je als coördinator verantwoordelijk voor het goed functioneren van het secretariaatsteam, bestaande uit 7 collega’s. Je geeft richting, bewaakt overzicht en prioriteiten en zorgt voor rust en structuur binnen het team. Op basis van inzicht in werkprocessen en rollen werk je continu aan het verbeteren van deze processen. Het secretariaat ondersteunt de burgemeester, wethouders, directie en strategisch managers, en verzorgt daarnaast kabinetszaken en het bestuurlijk besluitvormingsproces.

Tot slot fungeer je als achtervang voor de bestuurssecretaris en word je ingewerkt op het bestuurlijk informatiesysteem (BIS) Qualigraf. Daarmee draag je bij aan een professioneel en soepel verlopend bestuurlijk proces binnen de organisatie.