Projectmanager Implementatie, Migratie en Schoning

Projectmanager implementatie, migratie en schoning

Je werkt binnen een programma dat nieuwe en bestaande informatiesystemen herinricht zodat deze voldoen aan geldende wet- en regelgeving op het gebied van informatiebeheer. Hiervoor wordt onder meer MS Teams opnieuw ingericht en wordt een centraal archief- en legacyplatform opgebouwd op basis van een Document Management Systeem (DMS). Alle systemen werken volgens één standaard metadataschema en één processenregister, waardoor nieuw gecreëerde documenten automatisch van de vereiste metadata worden voorzien. Omdat MS Teams niet zelfstandig als archiefsysteem kan fungeren, wordt relevante informatie overgebracht naar het centrale archief- en legacyplatform. De huidige informatiehuishouding voldoet niet aan de Archiefwet, en om informatie te kunnen overbrengen moet deze eerst worden geschoond, geherstructureerd en verrijkt met metadata. Gezien de omvang van de data – circa 100 miljoen documenten – is dit uitsluitend haalbaar via een geavanceerde, sterk geautomatiseerde aanpak. Er is een eerste schonings- en migratieaanpak en een technische migratie-infrastructuur ontwikkeld ter ondersteuning van de uitvoering.

Verantwoordelijkheden

• Verder ontwikkelen van de schonings- en migratieaanpak en zorgen dat alle noodzakelijke elementen voor uitvoering zijn vastgelegd.
• Leiden van de uitvoering van implementatie-, schonings- en migratietrajecten.
• Inhoudelijk leiding geven aan pilots waarin de ontwikkelde aanpak wordt beproefd en aangescherpt.
• Nauw samenwerken met de business-implementatieteams bij de uitvoering van schoningstrajecten en bij het in gebruik nemen van de nieuw ontwikkelde samenwerkingsomgeving en het centrale archief- en legacysysteem.

Belangrijkste resultaten en opleveringen

• Doorontwikkelde schonings- en migratieaanpak met onder andere processtappen, besluitvormingsmomenten, benodigde documenten en templates, en rollen en inzet (taken/uren) van betrokken organisatieonderdelen.
• Besluitvormingsstukken ter ondersteuning van bestuurlijke besluitvorming over de aanpak en uitgangspunten.
• Uitgewerkte intakeprocedure met ondersteunend materiaal voor gebruikers, inclusief duiding van te schonen informatie, inschatting van omvang en risico’s, technisch handelingsperspectief en verwachtingen richting stakeholders.
• Communicatie- en opleidingsset ter ondersteuning van gebruikers en stakeholders bij de uitvoering van hun verantwoordelijkheden.
• Geactualiseerd overzicht van rollen en verantwoordelijkheden voor structurele uitvoering van de aanpak.
• Doorontwikkeling van migratiepaden, inclusief een conceptueel-functioneel model dat informatiesets kadert en de benodigde transformatie, verrijking en transitie beschrijft.
• Indien noodzakelijk: aanvullende selectie en implementatie van migratiemiddelen.
• Middelen voor monitoring van voortgang en kwaliteit van het migratie- en schoningsproces.

Technische en operationele omgeving

De uitvoering vereist een geavanceerde, sterk geautomatiseerde aanpak en inzet van een technische migratie-infrastructuur ter ondersteuning van het schonings- en migratieproces.