Evenementencoördinator

Voor onze opdrachtgever zijn wij op zoek naar een Evenementencoördinator.

Als Evenementencoördinator word je tijdelijk ingezet om een veranderingsproces te ondersteunen. Je pakt het takenpakket op en helpt met je ervaring om een structurele invulling voor de komende jaren te organiseren. Deze periode geldt als pilot.

In deze tijdelijke functie van circa zes maanden ben je het centrale aanspreekpunt voor organisatoren, hulpdiensten, bewoners en collega’s binnen de gemeente, zoals Veiligheid, BOA’s, buitendienst en communicatie. Je begeleidt organisatoren door de gemeentelijke procedures en het vergunningsproces en fungeert als gesprekspartner, zowel voorafgaand aan als na afloop van evenementen.

Je bent verantwoordelijk voor het samenstellen en beheren van de jaarlijkse, eigen evenementenkalender, die transparant is voor alle organisatoren en inwoners. Daarbij zorg je ook voor het tijdig aanleveren van evenementen (vóór 1 november) voor de regionale evenementenkalender van de VRHM. Je bewaakt de spreiding van evenementen in tijd, locatie en doelgroep en signaleert knelpunten en piekmomenten.

Daarnaast draag je zorg voor samenhang en afstemming tussen evenementen. Waar logisch verbind je activiteiten met elkaar en stem je af met communicatie, veiligheid, buitendienst en wijkteams, zodat evenementen elkaar versterken in plaats van beconcurreren.

Je vervult de rol van één loket voor organisatoren. Als eerste aanspreekpunt wijs je initiatiefnemers de weg in subsidies, vergunningen en procedures, verlaag je drempels voor (wijk)initiatieven en verwijs je gericht door naar de juiste vakspecialisten en ketenpartners.

Intern voer je de regie door af te stemmen met OOV, BOA’s, vergunningverlening en de buitendienst. Je draagt bij aan een realistische planning en een evenwichtige werkdrukverdeling en voorkomt ad-hocbesluiten en last-minute verzoeken.

Ook leg je actief de verbinding met wijkgericht werken. Je koppelt evenementen aan wijkopgaven en leefbaarheidsdoelen en zorgt ervoor dat wijkinitiatieven en grotere evenementen elkaar versterken. Daarbij stimuleer je initiatieven die bijdragen aan doelen op het gebied van leefbaarheid en positieve gezondheid, en in het verlengde daarvan sport en cultuur.

Tot slot ben je verantwoordelijk voor de uitvoering van het evenementenbeleid. Je adviseert bij het opstellen van uitvoeringsregels, werkt aan kwaliteitsverbetering en implementeert beleidsaanpassingen en procesverbeteringen. Daarnaast organiseer en coördineer je gemeentelijke evenementen zoals Koningsdag, koninklijke en gemeentelijke onderscheidingen, 4 en 5 mei en eventueel een vuurwerkshow.