Beheerder Digitaal Projectarchief & Documentbeheer

Voor onze opdrachtgever zijn wij op zoek naar een Beheerder Digitaal Projectarchief & Documentbeheer. 

Als beheerder van het digitaal projectarchief ben je verantwoordelijk voor het beheer van de archivering in het document management systeem. Je voert activiteiten uit zoals registreren, metadateren, ordenen en classificeren van documenten en informatie. Daarnaast zorg je voor een actueel ordeningsplan, waardeer je dossiers, autoriseer je medewerkers, geef je training en opleiding aan projectmedewerkers en zorg je voor de benodigde middelen.

Een belangrijke taak is het coachen van projectmedewerkers zodat zij zich bewust zijn van hun taken en verantwoordelijkheden met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming en deze adequaat uitvoeren, waarmee de informatiehuishouding continu verbetert.

Belangrijkste taken

• Opstellen en actueel houden van een autorisatiematrix.
• Verlenen en intrekken van autorisaties tot het document management systeem.
• Maken van relevante standaardweergaven of standaard zoekvragen in het document management systeem naar behoefte van medewerkers.
• Instrueren van (nieuwe) projectmedewerkers zodat zij zelfstandig en adequaat hun taken met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming kunnen uitvoeren.
• Toevoegen, ordenen, waarderen, selecteren en muteren van nieuwe (sub)dossiers binnen de ordeningsstructuur.
• Actueel houden van alle documenten die bij het beheren van het projectarchief horen.
• Verplaatsen van documenten en/of (sub)dossiers.
• Toezien op het juist verwerken van inkomende, interne en uitgaande documenten conform kaders en het tijdig beschikbaar stellen van de juiste informatie aan de juiste persoon (routeren van post- en e-mailstukken).
• Melden van storingen aan Lokaal Functioneel Beheer (LFB).
• Inventariseren en melden van verbetervoorstellen ten behoeve van applicaties in de vorm van functionele wensen conform het proces van LFB.

Resultaat van de opdracht

1. Een ingericht projectarchief volgens de gemaakte afspraken dat voldoet aan de kwaliteitseisen van Rijkswaterstaat, waaronder ordening, waarderen en selecteren, en toepassen van metadata.
2. Actuele middelen voor documentbeheer en archivering, zoals autorisatiematrix, werkinstructies, handleidingen en ordeningsstructuur.