Documentalist voor Archivering en DMS

Voor onze opdrachtgever zijn wij op zoek naar een Documentalist voor Archivering en DMS. 

Als documentalist ben je verantwoordelijk voor het beheer van de archivering binnen het document management systeem (DMS) door projectmedewerkers. Je zorgt voor het registreren, metadateren, ordenen en classificeren (inclusief vertrouwelijkheid) van documenten en informatie. Daarnaast houd je het ordeningsplan actueel, waardeer je dossiers, autoriseer je medewerkers, geef je training en opleiding aan (project)medewerkers en zorg je voor de benodigde middelen. Een belangrijke taak is het trainen van projectmedewerkers zodat zij zich bewust zijn van hun taken en verantwoordelijkheden met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming en deze adequaat uitvoeren, waardoor de informatiehuishouding continu verbetert.

Taken en verantwoordelijkheden

• Opstellen en actueel houden van een autorisatiematrix.
• Verlenen en intrekken van autorisaties tot het gebruikte DMS.
• Maken van relevante standaardweergaven of standaard zoekvragen in het DMS naar behoefte van medewerkers.
• Instrueren van (nieuwe) projectmedewerkers zodat zij zelfstandig en adequaat hun taken met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming kunnen uitvoeren.
• Toevoegen, ordenen, waarderen, selecteren en muteren van nieuwe (sub)dossiers binnen de ordeningsstructuur.
• Actueel houden van alle documenten die bij het beheren van het projectarchief horen.
• Verplaatsen van documenten en/of (sub)dossiers.
• Opstellen en uitvoeren van een verbeterplan op basis van tussentijdse toets van DIM.
• Monitoren en zo nodig uitbreiden van de opslagcapaciteit van het DMS.
• Melden van storingen op de Connect-site aan de ICT helpdesk.
• Inventariseren en melden van verbetervoorstellen van applicaties in de vorm van functionele wensen.
• Vervaardigen van voortgangsrapportages en dashboards en deze maandelijks bespreken met de manager projectbeheersing.
• Te zijner tijd gereedmaken van de site(s) voor overdracht naar het archief.