Managementassistent VNG Realisatie

Als managementassistent en OR-secretaris binnen VNG Realisatie vervul je een centrale ondersteunende en verbindende rol. Je ondersteunt professioneel, proactief en zorgvuldig de MT-leden en verzorgt het secretarieel en procesmatig secretariaat van de ondernemingsraad.

Je bent het aanspreekpunt voor praktische, organisatorische en procesmatige vragen en zorgt voor overzicht, structuur en vertrouwelijke afhandeling van zaken.

Belangrijkste verantwoordelijkheden

• Beheer agenda’s MT-leden: integraal beheren van complexe agenda’s; afspraken plannen, prioriteiten bewaken en overleggen en bijeenkomsten organiseren.
• Voorbereiding en informatiebeheer: ondersteunen bij de voorbereiding van gesprekken en vergaderingen en zorgen dat relevante informatie tijdig beschikbaar is.
• Mailboxbeheer MT: beheren van mailboxen van MT-leden; urgenties signaleren, opvolging bewaken en waar passend berichten zelfstandig of namens MT-leden afhandelen.
• OR-secretariaat: voorbereiden, organiseren en verslagleggen van OR-vergaderingen en aanverwante overleggen; beheren van de OR-mailbox, bewaken van inkomende vragen en acties, plannen van vergaderingen, opstellen van agenda’s, verzorgen van notulen en actielijsten en bewaken van opvolging.
• Organisatie en procesverbetering: meedenken op organisatorisch en procesmatig niveau en met concrete verbetervoorstellen komen.
• Vertrouwelijkheid en discretie: handelen met zorg, discretie en gevoel voor vertrouwelijkheid en interne verhoudingen.

Gevraagde vaardigheden en eigenschappen

• Allround managementassistent: proactief en sterk in de uitvoering.
• Nauwkeurigheid en zorgvuldigheid in het werk.
• Snel schakelen tussen verschillende onderwerpen, personen en belangen.
• Overzicht houden en structuur aanbrengen in een dynamische omgeving.
• Rust en duidelijkheid creëren; eerlijk en open afstemmen met MT-leden.
• Opbouwen van werkrelaties gebaseerd op vertrouwen, proactiviteit en wederzijds begrip.
• Organisatorisch en procesmatig meedenken en verantwoordelijkheid nemen voor opvolging van afspraken en acties.

• Integraal beheren en coördineren van de agenda’s van de MT-leden binnen VNG Realisatie
• Plannen, voorbereiden en organiseren van afspraken, overleggen, bijeenkomsten en events
• Beheren van de mailboxen van de MT-leden, inclusief triage, prioritering, signalering en waar passend beantwoorden van e-mails namens MT-leden
• Bewaken van afspraken, deadlines, acties en opvolging richting interne en externe betrokkenen
• Voorbereiden van vergaderingen, inclusief verzamelen en verspreiden van stukken, agenda’s en relevante informatie
• Organiseren van interne bijeenkomsten, teamactiviteiten en managementgerelateerde events
• Fungeren als eerste aanspreekpunt voor praktische, organisatorische en procesmatige vragen rondom de ondersteunde MT-leden
• Proactief signaleren van knelpunten in planning, informatievoorziening en opvolging en doen van verbetervoorstellen
• Afstemmen met andere managementassistenten, directieondersteuning, staf, HR, communicatie, facilitaire ondersteuning en andere interne teams
• Secretarieel ondersteunen van de ondernemingsraad van VNG Realisatie
• Beheren van de OR-mailbox en bewaken van inkomende vragen, signalen en acties
• Plannen en organiseren van OR-vergaderingen en aanverwante overleggen
• Opstellen en bewaken van agenda’s, notulen, besluitenlijsten en actielijsten van de OR
• Zorgen voor een zorgvuldige, vertrouwelijke en tijdige informatievoorziening richting OR-leden en betrokkenen
• Bewaken van de voortgang van OR-acties en gemaakte afspraken
• Zorgvuldig omgaan met vertrouwelijke informatie en organisatiegevoelige onderwerpen