Secretarieel medewerker Opvang

Vacatureoverzicht

Functietitel: Secretarieel medewerker Opvang

Locatie en werkwijze

Locatie: Utrecht

Werkwijze: Hybride werken is mogelijk na een periode van inwerken. Maandag en donderdag zijn vaste aanwezigheiddagen; vrijdag is een vaste werkdag (hybride mogelijk). Dinsdag en woensdag kunnen vrij zijn.

Uren en dienstverband

Uren: 32-36 uur per week (minder uren niet mogelijk)

ZZP: Nee

Wat ga je doen?

• Secretariële ondersteuning: beheren van de mailbox en telefoon, afhandelen van correspondentie en post, zelfstandig opstellen van brieven en het bijhouden van een overzichtelijk archief.
• Organisatie en planning: plannen van afspraken en vergaderingen, organiseren van interne en externe bijeenkomsten en het notuleren van overleggen.
• Procesoptimalisatie: actief meedenken over efficiëntere werkprocessen en het doen van verbetervoorstellen.
• Informatiebeheer: bijhouden van relatie- en adressenbestanden en zorgen voor een goede informatiestroom binnen het team.
• Signaleren en ondersteunen: knelpunten in werkprocessen signaleren en het management ondersteunen bij de uitvoering van plannen en richtlijnen.

Wij zoeken

Je bent maatschappelijk betrokken, flexibel ingesteld, werkt zelfstandig en nauwkeurig en hebt oog voor een gestructureerde werkwijze.

• Secretariële ondersteuning: Je beheert de mailbox en telefoon, handelt correspondentie en post af, stelt zelfstandig brieven op en zorgt voor een goed georganiseerd archief
• Organisatie en planning: Je plant afspraken en overleggen, organiseert interne en externe bijeenkomsten en notuleert bij vergaderingen
• Procesoptimalisatie: Je denkt actief mee over het efficiënter inrichten van werkprocessen en doet voorstellen voor verbeteringen
• Informatiebeheer: Je beheert relatie- en adressenbestanden en zorgt voor een goede informatiestroom binnen het team
• Signaleren en ondersteunen: Je signaleert knelpunten in het werkproces en ondersteunt bij de uitvoering van plannen en richtlijnen van het management