Projectmanager Contractmanagement en Rapportage EU

Senior Reporting en PMO medewerker gezocht voor WP1 binnen een internationaal consortium.

In deze rol combineer je contractbeheer, financiële rapportage en projectcontrol om coördinatoren te ondersteunen en het consortium soepel te laten functioneren.

Je bent vaardig met Excel, maakt heldere overzichten en fungeert bij voorkeur als verbinder binnen een internationale consortiumomgeving. De functie valt binnen Work Package 1 (WP1) en omvat overall projectmanagement, financiële rapportage, interne communicatie en ondersteuning van de coördinatoren.

Pijler 1 – Projectadministratie & Control (90%)

• Opzetten en onderhouden van de projectrapportagestructuur richting HaDEA en de Europese Commissie, inclusief periodieke voortgangsrapportages en financiële verantwoording.
• Inrichten en bewaken van projectplanningen, mijlpalen en deliverable-tracking over workpackages heen.
• Financiële monitoring: urenregistratie, overzichten van budgetuitnutting en coördinatie van de financiële rapportage door consortiumpartners.
• Ondersteunen bij contractbeheer (Consortium Agreement), wijzigingen in de Grant Agreement en het verwerken van Amendments.
• Ontwikkelen en onderhouden van overzichtelijke dashboards en Excel-rapportages voor snel managementinzicht in voortgang, risico’s en financiën.
• Zorgen voor kwaliteitsbewaking en consistentie van alle rapportages.

Pijler 2 – Verbinden & Sturen (10%)

Als verbinder ben je het aanspreekpunt binnen het consortium en ondersteun je de coördinatoren met sturing en communicatie. Taken (in beperkte of ondersteunende mate):

• Opbouwen en onderhouden van relaties met sleutelstakeholders binnen en buiten het consortium, waaronder DG CONNECT, HaDEA en consortiumdeelnemers.
• Signaleren van knelpunten in processen, het herkennen van tegenstrijdige belangen en het aandragen van oplossingsrichtingen.
• Borgen dat workpackages op koers blijven en dat pilots aansluiten op de behoeften van gebruikers.
• Voorbereiden van belangrijke vergaderingen, bewaken van actiepunten en helder verwoorden en presenteren van stuurinformatie.
• Stimuleren en delegeren: via rapportage, communicatie en de Management Board invloed uitoefenen op het consortium en taken beleggen waar nodig.

Vereiste competenties en ervaring

• Aantoonbare ervaring met projectmanagement en rapportage in complexe (subsidie)projecten, bij voorkeur EU-gefinancierd.
• Ervaring met financiële monitoring, budgetbeheer en het opstellen van financiële overzichten en verantwoordingen.
• Ervaring met het opzetten van rapportagestructuren, dashboards en planningstools.
• Sterke Excel-vaardigheden.
• Oog voor detail en kwaliteit bij het reviewen en consolideren van deliverables.
• Kennis van of affiniteit met Finance & Control-principes binnen projectorganisaties.
• Persoonlijke eigenschappen: analytisch vermogen, flexibiliteit, uitstekende communicatieve vaardigheden, vakinhoudelijke deskundigheid en ondernemerschap.

Selectieprocedure

Je aanbieding en CV worden getoetst op volledigheid en geldigheid ten opzichte van de gestelde eisen. Als eisen niet aantoonbaar in het CV zijn terug te vinden, kan dat leiden tot een lagere ranking of uitsluiting van de aanbieding. Screening maakt deel uit van de procedure, inclusief een check van openbare social media-profielen.