Projectmanager Contractmanagement en Rapportage EU

Senior Reporting en PMO medewerker

Over de rol

Voor Work Package 1 (WP1) zoeken we een ervaren Senior Reporting en PMO medewerker met een sterke focus op contractbeheer, rapportage en financiële verantwoording. Je bent bedreven in Excel, stelt overzichtelijke rapportages en dashboards op en fungeert idealiter als verbindende schakel binnen een internationaal consortium. WP1 verzorgt het algemene projectmanagement, de financiële rapportage, interne communicatie en de ondersteuning van de coördinatoren.

Pijler 1 – Projectadministratie & Control (90%)

• Ontwerpen en beheren van de rapportagestructuur richting HaDEA en de Europese Commissie, inclusief periodieke voortgangs- en financiële rapportages.
• Opzetten en bewaken van projectplanningen, mijlpalen en deliverable-tracking over alle workpackages.
• Financiële monitoring: urenregistratie, inzicht in budgetuitnutting en coördinatie van de financiële rapportages door consortiumpartners.
• Ondersteuning bij contractbeheer (Consortium Agreement), en bij wijzigingen in de Grant Agreement en amendments.
• Ontwikkelen en onderhouden van heldere dashboards en Excel-rapportages voor snel managementinzicht in voortgang, risico’s en financiën.
• Zorgen voor de kwaliteit en consistentie van alle rapportages.

Pijler 2 – Verbinden & Sturen (10%)

In deze verbindende rol ondersteun je de coördinatoren en draag je in beperkte en ondersteunende mate bij aan sturing en samenwerking binnen het consortium. Taken:

• Opbouwen en onderhouden van relaties met sleutelstakeholders binnen en buiten het consortium, zoals DG CONNECT, HaDEA en consortiumleden.
• Signaleren van knelpunten, tegenstrijdige belangen en kansen.
• Zorgen dat workpackages op koers blijven en dat pilots aansluiten bij de behoeften van gebruikers.
• Voorbereiden van belangrijke vergaderingen, bewaken van actiepunten en helder presenteren van stuurinformatie.
• Beïnvloeden van het consortium via rapportage en communicatie en het beleggen van taken binnen de Management Board.

Vereiste competenties en ervaring

• Aantoonbare ervaring met projectmanagement en rapportage in complexe (subsidie)projecten, bij voorkeur EU-gefinancierd.
• Ervaring met financiële monitoring, budgetbeheer en het opstellen van financiële verantwoordingen en overzichten.
• Ervaring met het inrichten van rapportagestructuren, dashboards en planningstools.
• Geavanceerde Excel-vaardigheden.
• Nauwkeurigheid en oog voor kwaliteit bij het reviewen en consolideren van deliverables.
• Kennis van of affiniteit met Finance & Control-principes binnen projectorganisaties.
• Persoonlijke eigenschappen: analytisch vermogen, flexibiliteit, sterke communicatieve vaardigheden, vakinhoudelijke deskundigheid en een ondernemende instelling.

Selectieprocedure

Aanbiedingen en CV’s worden beoordeeld op volledigheid en geschiktheid ten opzichte van de gestelde eisen. Als relevante ervaring of vaardigheden niet aantoonbaar in het CV zijn vermeld, kan dit leiden tot een lagere ranking of uitsluiting van de procedure. Screening maakt onderdeel uit van de selectie, inclusief een check van openbare social media-profielen.