Deel deze vacature

Documentbeheer Specialist DMS

Opleidingsniveau
MBO/HBO
Locatie
Rotterdam
Uren
8 uur
Startdatum
16 september 2025
Reageren t/m
25 augustus 2025

Dit ga je doen

Voor onze opdrachtgever zijn wij op zoek naar een Documentbeheer Specialist DMS. 

Als Documentalist ben je verantwoordelijk voor het beheer van de archivering binnen het document management systeem (DMS) van het project. Je voert activiteiten uit zoals het registreren, metadata toevoegen, ordenen en classificeren van documenten en informatie. Daarnaast zorg je voor een actueel ordeningsplan, waardeer je dossiers, autoriseer je medewerkers en geef je training en opleiding aan projectmedewerkers. Een belangrijk onderdeel van je taak is het trainen van projectmedewerkers zodat zij zich bewust zijn van hun taken en verantwoordelijkheden met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming, en deze adequaat uitvoeren. Hierdoor verbeter je continu de informatiehuishouding.

Taken en verantwoordelijkheden

  • Opstellen en actueel houden van een autorisatiematrix
  • Verlenen en intrekken van autorisaties voor het DMS
  • Maken van relevante standaardweergaven en zoekvragen in het DMS
  • Instrueren van (nieuwe) projectmedewerkers over documentbeheer en archiefvorming
  • Toevoegen, ordenen, waarderen, selecteren en muteren van (sub)dossiers binnen de ordeningsstructuur
  • Actueel houden van alle documenten binnen het projectarchief
  • Verplaatsen van documenten en/of (sub)dossiers
  • Opstellen en uitvoeren van een verbeterplan op basis van tussentijdse toets van DIM
  • Monitoren en zo nodig uitbreiden van de opslagcapaciteit van het DMS
  • Melden van storingen aan de ICT helpdesk
  • Inventariseren en melden van verbetervoorstellen voor applicaties
  • Vervaardigen van voortgangsrapportages en dashboards en deze maandelijks bespreken met de manager projectbeheersing
  • Voorbereiden van de site(s) voor overdracht naar het archief

Resultaat van de opdracht

  • Een ingericht projectarchief volgens de gemaakte afspraken en kwaliteitseisen van Rijkswaterstaat, inclusief ordening, waarderen, selecteren en toepassen van metadata
  • Actuele middelen voor documentbeheer en archivering, zoals autorisatiematrix, werkinstructies, handleidingen en ordeningsstructuur

Competenties

  • Analytisch denkvermogen
  • Dienstverlenende en klantgerichte instelling
  • Hands-on mentaliteit met focus op mogelijkheden en werkbare oplossingen
  • Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden, inclusief rapportages en didactische vaardigheden voor instructie en begeleiding
  • Nauwkeurigheid en oog voor detail
  • Proactieve en gestructureerde werkhouding
  • Plannen en organiseren
  • Zelfontwikkeling en toepassen van geleerde kennis
  • Zelfstandigheid en initiatief nemen om verbeteringen door te voeren

Samenvijf: detacheren met impact
Samenvijf staat voor een nieuwe manier van werken: we bieden je uitdagend werk bij onze opdrachtgevers en geven je daarnaast iedere week tijd om iets goeds te doen voor de maatschappij. Zo doorbreek jij je routine en heb je een werkweek met meer afwisseling en inspiratie. Samen zorgen we ervoor dat de maatschappij nog mooier wordt. We vertellen je er graag meer over.

Jouw profiel

  • HBO denk- en werkniveau en/of afgeronde MBO opleiding in informatiemanagement of een gelijkwaardige opleiding
  • Meer dan 2 jaar aantoonbare werkervaring met het DMS Connect en digitaal archiveren
  • Ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en -dienstverlening, en het gebruik van DIM gerelateerde ICT-middelen
  • Aantoonbare zelfstandigheid in het opstellen van werkinstructies en handreikingen

Wensen

  • Kennis van relevante kaders en regelgeving zoals Woo, AVG, Aw, BIHR en het Toepassingsmodel metadata
  • Ervaring met recordmanagement in de 365 SharePoint applicatie
  • Aantoonbare kennis van en ervaring met een overheidsinstelling
  • Werkervaring in het vakgebied van digitaal archiveren
  • Ervaring met de archiveringssoftware SharePoint Connect van Rijkswaterstaat

Waarom Samenvijf

Impact maken

We geven je de tijd om iets goeds te doen bij een maatschappelijke organisatie in jouw regio met behoud van salaris (lees meer).

Betrokken werkgever

We vinden een persoonlijke benadering en open communicatie belangrijk. Je staat er op je opdracht nooit alleen voor.

Fijne werksfeer

Je wordt onderdeel van Samenvijf. We scoren een 8,9 op medewerkerstevredenheid (het is hier dus écht leuk! 😉).

Ontwikkelingsmogelijkheden

We focussen op (werk)geluk, persoonlijke groei en geven je de kans om je als professional verder te ontwikkelen bij opdrachtgevers.

Eerlijke beloning

Een aantrekkelijk salaris, reiskostenvergoeding, pensioenregeling en genoeg vakantiedagen om weer helemaal op te laden.

Naddy Gray

Heb je interesse?

We ontvangen graag je cv en motivatiebrief voor 26-08-2025
Wil je eerst meer weten over deze vacature of over Samenvijf? Neem contact op met Naddy via naddy@samenvijf.nl of 0625503128.

Sluit de vacature nog niet helemaal aan op jouw profiel? Neem contact met ons op via een open sollicitatie.

Solliciteer hier

We ontvangen graag je cv en motivatiebrief voor 26-08-2025
Wil je eerst meer weten over deze vacature of over Samenvijf? Neem contact op met Naddy via naddy@samenvijf.nl of 0625503128.

Sluit de vacature nog niet helemaal aan op jouw profiel? Neem contact met ons op via een open sollicitatie.
Job Alert
Onze aanpak

Het sollicitatieproces

1
Sollicitatie
Leuk! Je hebt je droombaan gevonden en gesolliciteerd. Binnen drie dagen nemen wij contact met je op.
2
Eerste gesprek
We leren je graag beter kennen om te kijken of je ambities aansluiten bij Samenvijf.
3
Gesprek bij de opdrachtgever
Tijdens een persoonlijk gesprek bij de opdrachtgever bespreek je vakinhoudelijke zaken en neem je een kijkje op je toekomstige werkplek.
4
Arbeidsovereenkomst
Hebben we een klik? Dan doen we jou een passend voorstel met mooie arbeidsvoorwaarden.
5
Gefeliciteerd!
Ben je akkoord met de arbeidsvoorwaarden? Welkom bij Samenvijf! We kijken uit naar een mooie samenwerking.

Relevante vacatures

Neem een kijkje tussen onze vacatures en ontdek of er iets passends voor jou tussen zit. Staat je ideale vacature er nu niet tussen? Doe dan een open sollicitatie en schrijf je in bij Samenvijf.

Documentalist voor Archivering en DMS

Rotterdam
8 uur
MBO/HBO
01 oktober 2025
Reageer alleen vandaag nog!

Beheerder Digitaal Projectarchief & Documentbeheer

Rotterdam
24 uur
MBO/HBO
01 september 2025
Reageer alleen vandaag nog!

Documentbeheerder Tunnelrenovaties Zuid-Holland

Rotterdam
24 - 32 uur
MBO/HBO
16 september 2025
Reageer alleen vandaag nog!