Senior Projectsecretaris TGJ en AW

Wij zijn op zoek naar een Senior Programmasecretaris die een coördinerende en regisserende rol op zich neemt binnen de programma’s Transformatie Gesloten Jeugdbescherming (TGJ) en Aanpak Wachttijden. In deze rol speel je een essentiële rol in het realiseren van de ambities van het programma OZJ breed. Je bent een verbinder met een sterk organisatorisch vermogen en draagt actief bij aan een soepele samenwerking binnen én buiten het programma.

Verantwoordelijkheden

• Coördineren en aansturen van het programmasecretariaat.
• Fungeren als eerste aanspreekpunt voor het secretariaat en begeleiden van het team in prioriteitenstelling, planning en uitvoering.
• Monitoren van de voortgang van lopende projecten en programma’s, signaleren van knelpunten en zorgdragen voor het realiseren van afspraken uit het plan van aanpak.
• Opstellen van voortgangsrapportages, bijhouden van actie- en besluitenlijsten en analyseren van ontwikkelingen ter ondersteuning van sturing en verantwoording.
• Verantwoordelijk voor juridische aspecten binnen het programma, waaronder privacyvraagstukken.
• Creëren en onderhouden van processtructuren die samenwerking tussen stakeholders bevorderen, zowel intern als extern.
• Coördineren, initiëren en activeren van trajecten zoals beleidsprocessen, bijeenkomsten en events.
• In samenwerking met de communicatieadviseur opstellen en bewaken van een communicatieplan.
• Verzorgen van inhoudelijke input voor interne communicatie, nieuwsbrieven, rapportages en presentaties.

Profiel

Je bent een stevige organisator en procesregisseur in één persoon, die met overzicht, gevoel voor verhoudingen en inhoudelijke scherpte bijdraagt aan de voortgang en effectiviteit van het programma. Je hebt oog voor de samenhang tussen centrale beleidskaders en decentrale uitvoeringspraktijken en weet deze werelden met elkaar te verbinden.

Werkzaamheden

• Eerste aanspreekpunt voor en coaching van het programmasecretariaat; aanbrengen van structuur, helder uitzetten en zorgvuldig monitoren van afspraken
• Coördineren en aansturen van het programmasecretariaat en zorgen voor een goede inrichting van de ondersteunende processen
• Monitoren en bewaken van de planning en voortgang van onderliggende projecten en programma’s (OZJ, TGJ, Aanpak Wachttijden)
• Opstellen van voortgangsrapportages, analyseren van ontwikkelingen en bijhouden van actie- en besluitenlijsten
• Signaleren van knelpunten en waarborgen van de realisatie van het plan van aanpak
• Faciliteren van randvoorwaarden, structuur en samenwerking binnen het bredere programmateam
• Initiëren, coördineren en activeren van trajectprocessen (zoals beleidsoverleggen, bijeenkomsten, events)
• Creëren van processtructuren die samenwerking en afstemming tussen interne en externe stakeholders bevorderen
• Zorgvuldig voorbereiden van overleggen en bewaken van een tijdige opvolging van acties
• Verantwoordelijk voor juridische zaken binnen het programma, waaronder privacyvraagstukken
• Afstemming en samenwerking met programmamanagers, strategisch adviseurs en betrokken netwerkpartners
• Actief schakelen binnen het bredere netwerk en anticiperen op relevante ontwikkelingen
• Inzichtelijk maken van complexe vraagstukken, met oog voor beleidskaders én uitvoeringspraktijk
• Opstellen en bewaken van een communicatieplan (in samenwerking met de communicatieadviseur)
• Verzorgen van inhoudelijke input voor interne communicatie, nieuwsbrieven, presentaties en rapportages
• Zorgen voor heldere, consistente en doelgerichte communicatie richting bestuur, projectteams en stakeholders
• Bijdragen aan een goede relatie met opdrachtgevers en het versterken van de netwerksamenwerking. Vereniging van Nederlandse Gemeenten 6/11