Senior projectleider Grip op informatie (11/3/

Functietitel

Senior projectleider – Grip op informatie

Doel van de functie

Je leidt de implementatie van het project “Grip op Informatie” om de informatiehuishouding te verbeteren zodat dienstverlening, transparantie en betrouwbaarheid toenemen, de organisatie efficiënter en doelgerichter kan werken en wordt voldaan aan relevante wetgeving (o.a. Archiefwet en WOO).

Verwachte uitkomsten

• Helder beleid voor waar documenten worden opgeslagen.
• Medewerkers zijn informatiebewust bij het opslaan van gegevens.
• Eenvoudiger en verantwoord samenwerken met externe partners aan documenten.
• Vermindering van het aantal opslaglocaties voor documenten.
• Efficiënter werken door minder zoektijd naar documenten/versies.
• Dossiers die uniformer, completer en deelbaar zijn met inwoners.

Huidige status en scope

Er bestaan meerdere systemen voor ontvangst, bewerking, opslag en bewaring van documenten (o.a. zaaksysteem Djuma en M365/SharePoint). Beide systemen zijn nog niet volledig ingericht en er ontbreken koppelingen. In onderzoekfasen zijn onder meer uitgewerkt: strategische en tactische beleidskaders voor zaakgericht werken; aanvullende beleids- en werkafspraken voor documenten buiten zaken; functionele en technische ontwerpen voor MS Teams/SharePoint Online en enterprise architecturen; en een communicatie- en adoptieplan. De uitrol betreft zaakgericht werken en innovatief samenwerken met M365. Het project zal naar verwachting uit twee deelprojecten bestaan (zaakgericht werken en innovatief samenwerken) onder de noemer “Grip op Informatie”.

Jouw werkzaamheden

• Opstellen projectplannen per fase voor implementatie van zaakgericht werken en innovatief samenwerken met M365, inclusief bepalen van organisatieonderdelen, benodigde competenties en omvang.
• Aansturen realisatie en uitrol van de deelprojecten en de samenhang daartussen.
• Aansturen van projectmedewerkers, (ontwikkel)disciplines, adviseurs, kwartiermakers en andere stakeholders die een rol spelen.
• Strakke projectsturing op tijd, geld en kwaliteit.
• Zorgen voor besluitvormingsprocessen zodat projectdilemma’s tijdig aan de stuurgroep worden voorgelegd.
• Schakel tussen gebruikers, stakeholders en leveranciers voor implementatie en verandertrajecten.
• Bewaken van financiën, resources en afhankelijkheden en hierover monitoren en rapporteren aan de stuurgroep.

Positionering en rapportage

Je maakt onderdeel uit van de CIO-office en wordt aangestuurd door de CIO-kwartiermaker namens de CIO. Vanwege de organisatiebrede scope is de gemeentesecretaris de uiteindelijke opdrachtgever.