Senior Documentbeheerder project ViA15

Voor het project ViA15 van Rijkswaterstaat, zijn wij op zoek naar een documentalist die zelfstandig het projectteam ondersteunt bij het vastleggen en beheren van projectdocumentatie gedurende de looptijd van het project (circa 6 jaar). Je bent verantwoordelijk voor het controleren of documenten aanwezig zijn en het aansporen van medewerkers om documenten juist en tijdig vast te leggen. Daarnaast ondersteun je bij het archiveren en vastleggen van documenten in het systeem.

Verantwoordelijkheden

Beheer en archivering: Je voert het beheer uit op de archivering in het document management systeem volgens de richtlijnen en processen van het project ViA15. Dit omvat het registreren, metadata toevoegen, ordenen en classificeren (inclusief vertrouwelijkheid) van documenten en informatie.

Documentair informatieplan: Je zorgt voor een actueel ordeningsplan en documentair informatieplan, waardeert dossiers, autoriseert medewerkers, geeft training en opleiding aan projectmedewerkers en zorgt voor de benodigde middelen.

Coaching: Je coacht projectmedewerkers zodat zij zich bewust zijn van hun taken en verantwoordelijkheden met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming en deze adequaat uitvoeren, waardoor de informatiehuishouding continu verbetert.

Zelfstandig beheer digitaal projectarchief:

• Opstellen en actueel houden van een autorisatiematrix;
• Verlenen en intrekken van autorisaties voor het document management systeem;
• Maken van relevante standaardweergaven en zoekvragen in het systeem;
• Instrueren van (nieuwe) projectmedewerkers over documentbeheer en archiefvorming;
• Toevoegen, ordenen, waarderen, selecteren en muteren van (sub)dossiers binnen de ordeningsstructuur;
• Actueel houden van alle documenten binnen het projectarchief;
• Verplaatsen van documenten en/of (sub)dossiers;
• Toezien op correcte verwerking van inkomende, interne en uitgaande documenten conform kaders en tijdig beschikbaar stellen van juiste informatie;
• Melden van storingen aan Lokaal Functioneel Beheer (LFB);
• Inventariseren en melden van verbetervoorstellen voor applicaties conform het proces van LFB.

Resultaat van de opdracht

1. Een ingericht projectarchief dat voldoet aan de gemaakte afspraken en kwaliteitseisen, waaronder ordening, waarderen, selecteren en toepassen van metadata;
2. Actuele middelen voor documentbeheer en archivering, zoals autorisatiematrix, werkinstructies, handleidingen en ordeningsstructuur.