Senior Directiesecretaresse

Voor onze opdrachtgever zijn wij op zoek naar een Senior Directiesecretaresse. 

Als senior directiesecretaresse ondersteun je de directeur van Directie Veiligheid bij haar dagelijkse werkzaamheden. Je beheert de agenda, organiseert vergaderingen en zorgt voor een vlekkeloze communicatie. Met je proactieve houding en jarenlange ervaring vervul je niet alleen de rol van secretaresse, maar heb je ook een belangrijke rol in het professionaliseren van het secretariaat van de hele directie.

Verantwoordelijkheden

• Agendabeheer: Plannen, coördineren en beheren van een zeer dynamische agenda.
• Communicatie: Beantwoorden van e-mails en telefoontjes, opstellen van correspondentie en fungeren als eerste aanspreekpunt.
• Vergaderingen: Organiseren, voorbereiden en notuleren van vergaderingen.
• Administratie: Beheren van documenten en dossiers, uitvoeren van administratieve taken en zorgen voor een efficiënte workflow.
• Professionaliseringsrol: Actief bijdragen aan de professionalisering van het secretariaat, implementeren van verbeteringen en optimaliseren van processen.
• Coaching rol: Het coachen/ondersteunen van collega’s van het secretariaat bij hun professionele ontwikkeling.
• Ondersteuning: Ondersteuning bieden aan de directeur en andere leden van de directie, zodat zij zich kunnen focussen op strategische taken.

Profiel

Je hebt ruime ervaring in secretariële ondersteuning binnen een complexe en dynamische omgeving. Je bent een sterke planner met uitstekende organisatorische en administratieve vaardigheden. Je schakelt snel, blijft rustig onder druk en communiceert helder, zowel mondeling als schriftelijk. Je hebt ervaring met het opstellen van professionele documenten en beschikt over coachende vaardigheden om collega’s te ondersteunen in hun ontwikkeling. Je bent proactief, zelfstandig en flexibel, en weet effectief te functioneren in een voortdurend veranderende werkomgeving.