Secretaris Fysieke Leefomgeving

Voor onze opdrachtgever zijn wij op zoek naar een Secretaris Fysieke Leefomgeving.

Als secretaris Directie Fysieke Leefomgeving ben je de verbindende schakel binnen het team Leefomgeving tussen collega’s, teamleiders, de directeur en het MT. Je ondersteunt team- en projectleiders bij de financiële en contractuele afhandeling van (subsidie)projecten en activiteiten, waarbij je de bedrijfsvoering bewaakt in een politiek dynamische omgeving. Daarnaast lever je organisatorische input en ondersteuning bij diverse beleidsvraagstukken en adviseer je zelfstandig teamleiders binnen het kader van organisatieontwikkeling.

Je maakt deel uit van het Managementoffice Leefomgeving (MO) en bent mede verantwoordelijk voor het vastleggen van verplichtingen en het proces rondom inhuur en aannemen van medewerkers.

In jouw rol bewaak je de processen, voortgang en planning van activiteiten en programma’s binnen het team Leefomgeving. Je stuurt procesmatig aan richting collega’s die inhoudelijk verantwoordelijk zijn voor deze activiteiten en programma’s.

Specifieke taken

• Voorbereiden, bewaken en verslagleggen van bestuurlijke en directeursoverleggen (BO’s en DO’s) en stuurgroepen. Dit omvat het opzetten van een uitvoerbaar systeem, intensieve afstemming met collega’s en medeoverheden, en het eenduidig vastleggen en archiveren van informatie. Je voert deze taken zelfstandig uit en bouwt hiervoor een netwerk op.
• Uitrollen van de resultaten van de pilot uit cluster Landelijk Gebied, waaronder het introduceren van de MS Teams Planningstool als dashboard binnen de directie. Je zorgt voor de implementatie en het gebruik binnen de overige clusters en deelt de inzichten VNG breed.

Context

Met de toenemende uitvoeringsvraagstukken van gemeenten groeit ook de behoefte aan uitvoeringsondersteuning vanuit het team. Het subsidielandschap verandert en de ondersteuning binnen het fysiek domein wordt steeds belangrijker.

Werkzaamheden

• Het zorg dragen voor de administratie van team Leefomgeving (o.a. verplichtingenadministratie, routering directiestukken, verlengingen ingehuurde medewerkers, het beheer van Microsoft teams en het zorgdragen voor de bewaking en rapportage over voortgang, uitputting van middelen en beslismomenten/deadlines)
• Dossierbeheer bij team Leefomgeving
• Het opstellen van de rapportages voor het Fonds Gezamenlijke Gemeentelijke Uitvoering (GGU)
• Het ondersteunen en adviseren van de teamleiders bij het sturen op risico’s
• Het opstellen en bewaken van de begroting en het zorg dragen voor aanvraag van subsidies
• Het ondersteunen van de coördinatoren en teamleiders bij het opstellen van jaarplannen- en werkplannen voor het team Leefomgeving
• Het opzetten – in samenspraak met de teamleiders – van monitoring van de jaar- en werkplannen en het aanjagen van het jaar- en werkplanproces vanuit het team richting de
• Rganisatie als geheel
• Het voorbereiden en (mede)organiseren van sessies en bijeenkomsten (o.a. de teamsessie van team Leefomgeving en het cluster coördinatoren overleg)
• Het ondersteunen van projectleiders en teamleden bij beleidsinhoudelijke vraagstukken
• Het rapporteren over de beleids- en projectresultaten en het doen van aanbevelingen naar de teamleiders en MT om de samenhang tussen aanpakken en/of producten en het resultaat ervan optimaal te laten zijn
• Het bevorderen van de samenhang tussen de team Leefomgeving en de Directie Fysieke Leefomgeving als geheel