Secretaris

Voor onze opdrachtgever zijn wij op zoek naar een Secretaris.

Als secretaris ben jij de drijvende kracht achter ordening, transparantie, rust en overzicht binnen onze organisatie. Je zorgt ervoor dat iedereen weet wat er van hem of haar verwacht wordt door afspraken zorgvuldig vast te leggen, planningen te maken en te delen, en collega’s te begeleiden bij het tijdig en kwalitatief aanleveren van hun stukken. Je hebt aan een half woord genoeg, maar vraagt ook om verduidelijking wanneer dat nodig is.

Je werkt in een politiek-bestuurlijke omgeving binnen een grote organisatie met ambitieuze doelen voor de stad. Achter de schermen zorg jij ervoor dat processen soepel verlopen. Je bent goed op de hoogte van formele en informele procedures en kent de relevante personen. Je opereert op het snijvlak van inhoud en proces en schakelt snel tussen verschillende taken, zoals het secretaris zijn van belangrijke overleggen, het meelezen van gevoelige stukken en het zorgvuldig beleggen van ingewikkelde kwesties binnen de organisatie.

Belangrijkste taken

• Secretaris zijn van een wekelijks overleg van een wethouder, waarbij je zorgt dat stukken tijdig, in het juiste format en met alle benodigde akkoorden worden aangeleverd.
• Secretaris zijn voor één of meerdere inhoudelijke overleggen van de directie SO.
• Collega’s in het team ondersteunen bij het begeleiden van bestuurlijke stukken richting het college en de gemeenteraad, indien nodig.