Secretarieel Ondersteuner – Amsterdam

Het Vervoersregio Amsterdam is op zoek naar ondersteuning in de functie van Secretarieel Ondersteuner. 

Als Secretarieel Ondersteuner bied je brede ondersteuning aan het Kernteam AMRI (Asset Management Railinfrastructuur) en de processen van Activa. Het Kernteam AMRI bestaat uit vijf rollen die samen de Vervoerregio als opdrachtgever vertegenwoordigen richting de Assetmanager GVB RIB (Rail Infra Bedrijf). Daarnaast stuurt dit team het Transitieprogramma aan die samen met GVB wordt uitgevoerd. Dit Transitieprogramma moet ervoor zorgen dat de Vervoerregio zich over enkele jaren heeft ontwikkelt tot een professionele Assetowner (en opdrachtgever) en GVB RIB tot een professionele Assetmanager.

De activiteiten rondom Activa betreffen diverse projecten voor aanschaf nieuwe tram- en metromaterieel, vergunningsprocessen rondom vrijgave van voertuigen en raakvlakken met Concessies en AMRI.

In deze rol is geen dag hetzelfde en ben je echt hét aanspreekpunt voor jouw teamleden. Je ondersteunt hen bij de organisatie en uitvoering van hun dagelijkse werkzaamheden.

Werkzaamheden die jij gaat oppakken zijn:

• Agendabeheer van de vijf collega’s binnen het kernteam AMRI;
• Het organiseren, voorbereiden en inplannen van complexe vergaderingen en projectoverleggen;
• Ondersteunen bij de voorbereiding van overleggen/bijeenkomsten;
• Ondersteunen bij het opstellen van bestuurlijke stukken (MT/DB);
• Bewaken van het overzicht en aanjagen van lopende acties;
• Het bewaken en begeleiden van de uitgifte van de vergaderstukken;
• Verzorgen van juiste verslaglegging en bijhouden van actielijsten;
• Ondersteunen in processen voor het team (zoals het aanmaken van inkoopdossiers).

Door jouw professionele ondersteuning zorg je ervoor dat de teamleden hun werkzaamheden optimaal kunnen uitvoeren. Je werkt in grote mate zelfstandig en bent proactief. Je bent nieuwsgierig, breed georiënteerd en op de hoogte van de lopende zaken binnen de teams. Je weet op het juiste moment zelfstandig acties op te zetten (werk uit handen te nemen), te monitoren en te structureren.  

Samenvijf: tijd voor iets nieuws
Samenvijf staat voor een nieuwe manier van werken: we bieden je uitdagend werk bij onze opdrachtgevers en geven je daarnaast iedere week tijd om iets goeds te doen voor de maatschappij. Zo doorbreek jij je routine en heb je een werkweek met meer afwisseling en inspiratie. Samen zorgen we ervoor dat de maatschappij nog mooier wordt. We vertellen je er graag meer over.