Secretaresse Sectorhoofd stadsbedrijf

Voor onze opdrachtgever zijn wij op zoek naar een Secretaresse Sectorhoofd stadsbedrijf. 

Als Secretaresse sectorhoofd stadsbedrijf zorg jij ervoor dat het sectorhoofd van de sector stadsbedrijf (STB) inzicht krijgt in de hoeveelheid informatie die op hem afkomt. Je bent de rots in de branding waarop altijd teruggevallen kan worden en houdt het hoofd koel, ook wanneer het verkeerd lijkt te lopen.

Je ontzorgt en ondersteunt het sectorhoofd en indirect de afdelingshoofden van de afdelingen bij hun dagelijkse gang van zaken, zowel op secretarieel als administratief vlak.

Verantwoordelijkheden

• Beheren van agenda’s, maken en verzetten van afspraken, reserveren van vergaderruimtes en prioriteren om ad hoc situaties op te lossen.
• Nauwkeurige planning en voorbereiding van de agenda van afdelingshoofden en teamleiders, inclusief centrale afdelingsoverleggen en terugkerende medewerkersoverleggen.
• Verzorgen van archivering en documentatie voor het sectorhoofd.
• Helpen bij de administratie rondom orders, facturen en het doen van bestellingen.
• Bijdragen aan de verbinding in de sector door het organiseren van sociale activiteiten en werkgerelateerde bijeenkomsten zoals sectorbijeenkomsten en jubilea.
• Organiseren van vergaderingen en bijeenkomsten, inclusief het regelen van locatie en benodigde faciliteiten.
• Doen van bestellingen voor bijvoorbeeld gebak, bloemen, lunches en beheren van NS Business Cards.
• Zorgen voor de financiële afhandeling van facturen en orders in nauwe samenwerking met specialisten in de sector.
• Vragen beantwoorden van collega’s, sociaal opstellen en delen in het werkplezier op de afdeling.
• Doen van verbetervoorstellen voor administratieve procedures en processen aan het secretariaat om het werk efficiënter en overzichtelijker te maken.

Werkomgeving

Je werkt binnen de sector samen met de secretariële ondersteuners van de andere zes afdelingen. Samen zorgen jullie voor structuur in het dagelijks werk van de sector en ondersteunen het sectorhoofd, afdelingshoofden en teamleiders, zodat zij zich kunnen richten op hun leidinggevende taken.