Secretaresse – Leeuwarden

Als sectorsecretaresse ben jij de spil van onze sector Inrichting Beheer Buitenruimte. Samen met nog twee collega’s verzorg jij de dagelijkse bezetting en bereikbaarheid van het secretariaat voor onze sector van ruim 350 medewerkers. Je voert secretariële en administratieve taken uit, zoals het verrichten van algemeen (inhoudelijke) ondersteunende werkzaamheden en het bewaken van processen. Geen dag is hetzelfde, hieronder een aantal hoofdtaken:

Managementondersteuning 

• Jij bent verantwoordelijk voor het agendabeheer van het management.
• Je kijkt vooruit, maakt knelpunten bespreekbaar, denkt mee in oplossingen en zorgt voor het plannen van locaties. Doordat je gekoppeld wordt aan één of enkele MT leden en periodiek contact hebt, weet jij wat er speelt en bij welke vraagstukken jij kan ondersteunen. 

Inhoudelijke ondersteuning

• Je verdeelt binnenkomende vragen en klachten van burgers en stelt o.a. hiervoor rapportages en overzichten op.
• Je neemt procesregie op een aantal onderwerpen e/o projecten. 
• Je notuleert bij diverse overleggen, zoals het managementteam, het portefeuille-overleg met wethouders en een aantal andere inhoudelijke opgave overleggen. Waar nodig zorg jij voor de voorbereiding, bewaak je actielijsten, voortgang en deadlines. 

Organiseren

• Je organiseert sector brede activiteiten, denk aan onder andere sectordagen en themasessies.
• Je regelt vergaderruimten en bijbehorende faciliteiten. Daarnaast beheer en archiveer je (digitale) documenten en brieven.

Vraagbaak

• Collega’s komen graag bij jou voor uiteenlopende zaken, want jij weet van alles wel wat. Zo ben je bijvoorbeeld een kerngebruiker voor een aantal systemen waaronder REX en Teams. Daarnaast regel jij ook lief- en leedaangelegenheden.

Samenvijf: detacheren met impact
Samenvijf staat voor een nieuwe manier van werken: we bieden je uitdagend werk bij onze opdrachtgevers en geven je daarnaast iedere week tijd om iets goeds te doen voor de maatschappij. Zo doorbreek jij je routine en heb je een werkweek met meer afwisseling en inspiratie. Samen zorgen we ervoor dat de maatschappij nog mooier wordt. We vertellen je er graag meer over.