Secretaresse Dagelijks Bestuur

Voor onze opdrachtgever zijn wij op zoek naar een Secretaresse Dagelijks Bestuur. 

Als secretaresse bij Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden (HDSR) ben je het eerste aanspreekpunt voor één of enkele collegeleden. Je zorgt voor overzicht en organisatie, waardoor afspraken vlekkeloos verlopen, besluiten snel genomen worden en het bestuur zich volledig kan richten op het beschermen van ons water en onze leefomgeving.

Verantwoordelijkheden

• Plannen en organiseren: Je beheert samen met je collega’s de agenda’s van de dijkgraaf, hoogheemraden en secretaris-directeur en bewaakt het nakomen van afspraken. Je organiseert en bereidt bestuurlijke overleggen voor en doet proactief voorstellen voor aanvullende informatie.
• Ontzorgen: Je denkt actief mee over het regelen van zaken in brede zin, onderhoudt dagelijks contact met collega’s en externe partijen, filtert informatie en verstrekt of vraagt deze op waar nodig.
• Administratieve ondersteuning: Je bent het eerste aanspreekpunt voor inkomende telefoongesprekken en bezoekers, beoordeelt inkomende post op urgentie, handelt correspondentie af en bewaakt de stukkenstroom en deadlines met behulp van een geautomatiseerd postregistratiesysteem.
• Ondersteuning portefeuillehoudersoverleggen: Je maakt de agenda op van het tweewekelijks portefeuillehoudersoverleg van een hoogheemraad, notuleert en werkt de verslaglegging uit. Je bent het aanspreekpunt voor vragen over het overleg.
• Samenwerken: Je werkt nauw samen met collega-secretaresses, stemt dagelijks af over prioriteiten en planning, vervangt elkaar waar nodig en zorgt voor continuïteit en kwaliteit. Je schakelt soepel met collega’s binnen de organisatie en weet verbinding te maken, ook onder tijdsdruk.

Werkomgeving

Je maakt deel uit van het team bestuursondersteuning, bestaande uit vier gedreven secretaresses. Samen zorgen jullie voor een collegiale samenwerking, vertrouwen en continuïteit in het werk.