Secretaresse – Breda

Ben jij een enthousiaste managementassistent, de duizendpoot die de afdeling  van de gemeente Breda komt versterken? Vanwege wisselingen op het secretariaat is de afdeling op zoek naar versterking voor de functie van Secretaresse.

De opdracht

Het secretariaat van de afdeling Mobiliteit en Milieu, bestaande uit 2 secretaresses, ondersteunt het afdelingshoofd en de twee teamleiders. Daarnaast kunnen collega’s vanuit de afdeling bij jou terecht met allerhande vragen.

• Mail- en agendabeheer is een essentieel onderdeel van je werk.
• Je leest en denkt mee, participeert en acteert daarop.
• Je voert de regie over de agenda van het afdelingshoofd en de teamleiders. Wekelijks hebben jullie agendaoverleg.
• Je verwerkt op juiste wijze post, mail, klantvragen en correspondentie zodanig dat deze tijdig en correct verzonden worden.
• Je bereidt op eenduidige wijze (staf)vergaderingen voor: agenda’s maken, stukken verzamelen en distribueren in IBABS en notuleren van de vergaderingen, actie- en besluitenlijsten opstellen.
• Je bewaakt de voortgang van de actiepunten.
• Je beheert en reserveert ook de vergaderruimtes van de afdeling, organiseert het afdelingsoverleg en andere personele bijeenkomsten zoals jubilea en afscheid. 
• Je zorgt voor administratieve ondersteuning, documentbeheer en maakt inkooporders aan.

Je komt te werken in een team met collega-secretaresse waar zelfstandig werken en een collegiale werksfeer centraal staan. Bij afwezigheid van collega’s vervang je elkaar waar mogelijk.
Je wordt voor de dagelijkse gang van zaken en op inhoudelijk gebied aangestuurd door het afdelingshoofd.

Samenvijf: tijd voor iets nieuws
Samenvijf staat voor een nieuwe manier van werken: we bieden je uitdagend werk bij onze opdrachtgevers en geven je daarnaast iedere week tijd om iets goeds te doen voor de maatschappij. Zo doorbreek jij je routine en heb je een werkweek met meer afwisseling en inspiratie. Samen zorgen we ervoor dat de maatschappij nog mooier wordt. We vertellen je er graag meer over.