Record Manager

Functieomschrijving

Als Record Manager ben je verantwoordelijk voor het doelmatig en efficiënt beheren van digitale documenten (records). Je ontwikkelt, voert in en beheert tactisch beleid en vertaalt vakinhoudelijke ontwikkelingen naar eisen voor het zaaksysteem en vakapplicaties. Op operationeel niveau begeleid je de digitale vernietiging, vervanging en overbrenging naar een e-depot. Je ondersteunt en stimuleert medewerkers om hun dossier op de juiste manier te vormen.

Verantwoordelijkheden

• Adviseren en ondersteunen van proceseigenaren bij het inrichten van werkprocessen met betrekking tot dossiervorming en archivering.
• (Mede-)opstellen van beleid en kaders voor archivering en de uitvoering daarvan monitoren.
• Bepalen van bewaartermijnen voor records.
• Samenwerken met functioneel beheerders van informatiesystemen voor correcte registratie, metadata, opslag en vernietiging van records.
• Afstemmen met de e-depotspecialist over vereisten voor opname in het e-depot.
• Bewaken en toetsen van de staat van records en hierover rapporteren naar de gemeentearchivaris.
• Volgen van ontwikkelingen in informatie- en archiefbeheer en deze kennis toepassen binnen de organisatie.
• Intern aanspreekpunt zijn voor complexe vakinhoudelijke vragen.
• Beheer uitvoeren op de zaaktypecatalogus en het inrichtingskader.
• Vergroten van bewustwording en kennis bij management en medewerkers over recordmanagement.

Competenties

• Klantgerichtheid:

  Onderzoeken en handelen naar de wensen en behoeften van de klant.

• Omgevingsbewustzijn:

  Op de hoogte zijn van relevante ontwikkelingen en trends en deze kennis benutten.

• Overtuigingskracht:

  Anderen winnen voor standpunten en ideeën en draagvlak creëren.

• Samenwerkingsvermogen:

  Goed kunnen samenwerken en een sparringspartner zijn.

• Vakgerichtheid:

  Zelfstandig uitvoeren van werkzaamheden volgens professionele standaarden en zichzelf ontwikkelen.

• Verantwoordelijkheid:

  Verantwoordelijkheid nemen en afleggen voor acties van zichzelf, collega’s en de organisatie.