Projectsecretaris Projectmanagementbureau – Rotterdam

Als Projectsecretaris bij het Projectmanagementbureau (PMB) van de gemeente Rotterdam werk je binnen het cluster Stadsontwikkeling. Jouw focus ligt op het besturen van projecten door middel van beheersaspecten zoals Geld, Risico, Organisatie, Tijd, Informatie, Communicatie en Kwaliteit. De projectmanager houdt zich bezig met het managen van het project en het onderhouden van contacten met opdrachtgevers en het projectteam. Jij richt je op de organisatie van de backoffice, waarbij je zorgt voor ordening, transparantie en overzicht gedurende alle projectfasen.

Samenvattend zijn je werkzaamheden:

• Het produceren van relevante projectdocumenten zoals projectplannen, offertes, voortgangsrapportages, notities, planningen, (uren)ramingen, risicoanalyses, opdrachten, correspondentie, agendaposten en andere beslisdocumenten.
• Het coördineren van het bestuurlijke en ambtelijke besluitvormingsproces en het bewaken van de voortgang op het gebied van de GROTICK-aspecten.
• Verantwoordelijkheid voor de voorbereiding, planning, agendering en verslaglegging van relevante overleggen of bijeenkomsten, en het beheer van actie- en besluitenlijsten.
• Het actief vergaren van kennis en informatie over relevante aspecten van het project en het informeren en adviseren van andere betrokkenen en geïnteresseerden binnen en buiten de projectorganisatie.
• Het toetsen van documenten op consistentie met eerdere besluitvorming en het coördineren van het bestuurlijke en ambtelijke besluitvormingsproces.
• Het deelnemen aan relevante overleggen en regelmatig overleg met de projectmanager over de voortgang in het project en eigen werkzaamheden.

Samenvijf: detacheren met impact
Samenvijf staat voor een nieuwe manier van werken: we bieden je uitdagend werk bij onze opdrachtgevers en geven je daarnaast iedere week tijd om iets goeds te doen voor de maatschappij. Zo doorbreek jij je routine en heb je een werkweek met meer afwisseling en inspiratie. Samen zorgen we ervoor dat de maatschappij nog mooier wordt. We vertellen je er graag meer over.