Projectsecretaris inkoop en contractbeheer RBL

Functietitel

Projectsecretaris Inkoop en Contractbeheer

Functieomschrijving

Als projectsecretaris ondersteun je het contractbeheerteam en fungeer je als adviseur en rechterhand van de contractmanagers en de inkoopadviseur. Je organiseert, structureert en legt inkoopprojecten voor RBL vast, zorgt dat projecten procesmatig goed zijn ingericht, dat afspraken worden vastgelegd en dat benodigde documentatie beschikbaar en vindbaar is.

Taken en verantwoordelijkheden

• Projectondersteuning: voorbereiden en uitvoeren van inkooptrajecten, bewaken van planning, opzetten van projectstructuren, bewaken van acties en afspraken.
• Secretariële taken: organiseren van overleggen, opstellen van agenda’s, maken van verslagen, bijhouden van actielijsten, vastleggen van besluiten en uitkomsten.
• Screening en dossierbeheer: verzamelen en controleren van stukken van aanbieders, toetsen aan criteria en signaleren van onvolkomenheden aan contractmanagers of inkoopadviseur.
• Contractdossiers: op orde brengen en houden van contractdossiers (digitaal en in het contractmanagementsysteem), archiveren van contracten en bijlagen, verwerken van mutaties, vastleggen van afspraken en correspondentie.
• Communicatie en aanspreekpunt: vaak eerste aanspreekpunt intern en extern voor vragen over contractuele en inkoopgerelateerde zaken; mede beheren van de gezamenlijke mailbox, prioriteren en bewaken van beantwoording.
• Verbeteringen: signaleren van knelpunten en proactief voorstellen doen voor verbeteringen in werkwijze, dossiervorming, structuur en procesinrichting.

Samenwerking

Je werkt nauw samen met contractmanagers, de inkoopadviseur, collega’s binnen RBL en contactpersonen bij deelnemende gemeenten en aanbieders. Je bereidt overleggen voor en zorgt dat relevante informatie toegankelijk is voor collega’s.

Gewenste eigenschappen en aandachtspunten

• Servicegericht, duidelijk en betrouwbaar
• Proactieve houding: signaleren, bespreken en voorstellen doen voor aanpassingen
• Nauwkeurigheid: zorgvuldige verslaglegging en toepassing van archief- en bewaartermijnen
• Procesmatig werken: bewaken van planning en acties, structureren van projecten