Projectsecretaris Groot Project – Vervanging Schepen Vlissingen-Breskens

Functietitel

Zelfstandig projectsecretaris

Project

Vervanging Schepen Vlissingen-Breskens: vervanging van de huidige veerschepen door een zero-emissievloot, inclusief aanlandingsvoorzieningen en laadinfrastructuur, en herbestemming van de huidige schepen. Het doel is een betrouwbare, veilige en toekomstbestendige veerverbinding te realiseren.

Doel van de opdracht

Borgen van een goed georganiseerd, bestuurlijk zorgvuldig en procesmatig beheerst project, conform het Kader Grote Projecten, zodat tijdige en correcte besluitvorming door Gedeputeerde Staten en Provinciale Staten mogelijk is.

Werkzaamheden en verantwoordelijkheden

• Projectondersteuning en coördinatie
  • Fungeren als eerste sparringpartner van de projectleider.
  • Ondersteunen en adviseren van projectleider en projectteam.
  • Coördineren van projectprocessen en bewaken van afspraken en acties.
• Bestuurlijke en inhoudelijke ondersteuning
  • Penvoerder van projectdocumenten conform het Kader Grote Projecten (o.a. projectplan, voortgangsrapportages, eindfasedocumenten).
  • Opstellen van GS-nota’s, statenvoorstellen en beantwoording van statenvragen.
  • Adviseren van de projectleider over bestuurlijke processen en besluitvorming.
• Overleggen en communicatie
  • Organiseren en voorbereiden van interne en externe (bestuurlijke) overleggen.
  • Vastleggen en bewaken van besluitvorming en opvolging van acties.
  • Afstemmen met interne adviseurs, projectpartners en betrokken organisaties.
• Archivering en administratie
  • Zorgdragen voor een volledig en geordend digitaal projectarchief.
  • Bewaken van naleving van geldende richtlijnen en procedures.

Resultaten

• Projectdocumentatie tijdig, volledig en conform het Kader Grote Projecten opgeleverd.
• Bestuurlijke besluitvorming zorgvuldig voorbereid en ondersteund.
• Planning, acties en afspraken inzichtelijk en actueel.
• Het digitale projectdossier op orde en overdraagbaar.