Projectsecretaris Bedrijfsbureau

Voor onze opdrachtgever zijn wij op zoek naar een Projectsecretaris Bedrijfsbureau voor gemiddeld 28 uur per week. In deze rol speel je een centrale rol bij de ondersteuning van capaciteits- en marktvraagstukken binnen onze projecten. Je ondersteunt teamleiders en de capaciteitsplanner bij het in-, door- en uitstroomproces van ingehuurde medewerkers en hebt een ondersteunende rol binnen het team Markt.

Wat ga je doen?

Capaciteit
– Bijhouden welke contracten er lopen voor ingehuurde collega’s en zorgen dat verlengingen of beëindigingen op tijd geregeld zijn.
– Meewerken aan het werven en selecteren van nieuwe inhuur, vooral de praktische en procedurele kant.
– Fungeren als verbindende schakel tussen de managementondersteuner en het bedrijfsbureau met betrekking tot inhuur.
– Zorgen voor een nette en overzichtelijke mailbox van het bedrijfsbureau.
– Proactief meedenken over verbeteringen in werkprocessen.

Markt
– Werken met het Qfact systeem: invoeren van interessepeilingen en coördineren van prestatiebeoordelingen (Better Performance).
– Onderhouden van contact met de leverancier van Qfact over systeemaanpassingen.
– Voorbereiden van overleggen van onder andere het team Aanbesteden Past Performance (TAPP), het team Markt en marktgerelateerde werkgroepen.
– Vastleggen van acties en afspraken tijdens overleggen en zorgen dat deze worden opgepakt.
– Organiseren van een opgeruimde en georganiseerde mailbox van de groslijst.
– Helpen bij het organiseren van bijeenkomsten.
– Proactief meedenken over verbeteringen in processen en de groslijstsystematiek.

Werkomgeving

Je werkt binnen de vakgroep Realisatie Projecten zelfstandig en planmatig. Er is veel ruimte voor eigen initiatief en vertrouwen om je werk op jouw manier goed te doen.