Projectsecretaris (19/11/

Functieomschrijving

Ben jij de vrouw/man die de uitdaging aangaat om te werken aan de ontwikkeling van de stad? Zit het organiseren, verbinden, communiceren en samenwerken je in de genen en voel je je thuis in een bestuurlijk/politieke arena? Dan is de functie van Projectsecretaris binnen het team Projectmanagement een mooie uitdaging voor jou.

Als projectsecretaris ondersteun je onder leiding van een projectmanager bij het realiseren van de doelen van de stad. Je draagt zorg voor praktische ondersteuning en advisering van de projectmanager, zowel op projectinhoudelijk vlak als bij de beheersing van het project. Je werkt zelfstandig deelvragen uit binnen de projectopgave en begeleidt deelprojecten op basis van jouw specifieke expertise en specialismen.

Je stelt onder verantwoordelijkheid van de projectmanager projectdocumenten, besluitvormingsdocumenten en projectinhoudelijke notities of stukken op. Daarnaast ben je een belangrijk aanspreekpunt en schakel binnen het project voor leden van de projectgroep, stakeholders en andere betrokkenen, zowel intern als extern.

Je bent verantwoordelijk voor het voeren van de financiële projectadministratie, het bewaken van het projectbudget, de urenbesteding en het signaleren van (toekomstige) afwijkingen richting de projectmanager. Het organiseren van informatieavonden, interne bijeenkomsten zoals projectgroepen of stakeholdersessies voer je zelfstandig uit. Hierbij verzamel je het benodigde materiaal, bepaal je de agenda en verzorg je de verslaglegging. Je zorgt ervoor dat alles op rolletjes loopt.

Jouw profiel

• Je hebt organisatorische vaardigheden en bent communicatief sterk.
• Je voelt je thuis in een bestuurlijk/politieke omgeving.
• Je werkt zelfstandig en hebt ervaring met het begeleiden van deelprojecten.
• Je bent nauwkeurig in het bijhouden van financiële administratie en budgetbewaking.
• Je bent een verbindende schakel tussen verschillende betrokken partijen.

Over het team

Het team Projectmanagement speelt een belangrijke coördinerende en verbindende rol in de stedelijke ontwikkeling van de gemeente Lelystad. De afdeling is verantwoordelijk voor de planvorming en realisatie van projecten in de buitenruimte, inclusief sociaal-maatschappelijke, economische, huisvestings- en financiële componenten. Er wordt leiding gegeven aan integrale projecten zoals het Stadshart, de woonwijk Warande, de luchthaven, Flevokust en andere stedelijke ontwikkelingsprojecten.

In een open communicatiestijl nemen medewerkers hun verantwoordelijkheid en leveren zij specialistische kennis binnen projectgroepen.