Projectmedewerker DIM Informatiebeheer en Archivering

Functie

Projectmedewerker / DIM-medewerker Archivering Informatiebeheer

Opdracht

Belangrijkste taken

• Opstellen van een procedure voor de digitale vernietiging binnen het documentmanagementsysteem, inclusief toetsing aan wettelijke eisen.
• Regie voeren op het vernietigingsproces van het digitale archief voor de betreffende archiefperiode.
• Ondersteunen van DIM-collega’s bij het opstellen van een kwaliteitshandboek.
• Bijdragen aan bewustwording binnen de organisatie over het belang van juiste archivering in het licht van openbaarheid, transparantie en rechtszekerheid.

Waarom dit belangrijk is

Een betrouwbaar en actueel archief is essentieel voor transparant bestuur. De Woo stelt hoge eisen aan vindbaarheid, toegankelijkheid en duurzaamheid van overheidsinformatie. Zonder een geordend archief is tijdige en volledige beantwoording van informatieverzoeken en proactieve publicatie niet mogelijk. Daarnaast speelt de Archiefwet een belangrijke rol bij het waarborgen van naleving en vertrouwen in de informatiehuishouding.

Profiel

• Expertise: gedegen kennis van informatiebeheer, archivering en digitale duurzaamheid.
• Wettelijke kennis: aantoonbare kennis van en ervaring met de Archiefwet.
• Ervaring: ervaring met het opstellen van procedures, uitvoeren van vernietigingsacties en het borgen van processen in een beheersbare structuur.
• Schaakvermogen: vermogen te schakelen tussen operationele uitvoering en bestuurlijke verantwoording.

Op te leveren resultaten

• Fysiek archief: procedure in de vorm van een vernietigingslijst en besluit; uitvoering van vernietiging gerealiseerd conform wettelijke eisen uit de Archiefwet.
• Digitale vernietiging: digitaal vernietigingsprotocol opgesteld en vastgesteld conform Archiefwet en selectielijst; uitvoering vastgelegd in vernietigingsverklaringen als bewijs van rechtmatigheid; digitale dossiers vernietigd via een getoetste procedure conform Archiefwet en AVG.
• Optimalisatie archief en zaaksysteem: opschoning en herinrichting van het zaaksysteem Corsa met uniforme metadata en opgesplitste dossiers, zodat de koppeling met de Woo-applicatie eData leidt tot snellere en vollediger beantwoording van Woo-verzoeken; medewerkers voorzien van extra toelichting over het belang van archivering en hun rol.