Projectmanager aanbesteding en coördinatie invoering Almeerse Stadspas – Almere

De gemeenteraad van Almere heeft uitgesproken dat zij met de stadspas wil bijdragen aan kansengelijkheid en brede participatie in de stad. De pas moet ervoor zorgen dat iedereen – ongeacht financiële situatie – kan meedoen aan sport, cultuur en andere maatschappelijke activiteiten. Daarbij mag de pas niet stigmatiserend zijn en is deze daarom beschikbaar voor alle inwoners van Almere. De stadspas is één van de speerpunten uit de portefeuille van wethouder Micha Mos. Tijd is een belangrijke factor, de invoering van de stadspas moet gerealiseerd worden binnen de huidige collegeperiode.

Om de stadspas te realiseren, moet een aanbesteding worden doorlopen om een geschikte opdrachtnemer te selecteren die de pas kan ontwikkelen en implementeren. Dit project heeft als doel het aanbestedingsproces succesvol te doorlopen en een opdrachtnemer te contracteren. En ergens rond de zomer van 2026 daadwerkelijk een Almeerse stadspas te lanceren.

Inhoudelijke uitgangspunten van de stadspas zijn:

• De Almeerse stadspas is bestemd voor en kan gebruikt worden door alle Almeerders;
• De stadspas biedt een specifiek aanbod voor huishoudens met een laag inkomen (tot 120% van de bijstandsnorm);
• De pas is gericht op het bevorderen van meedoen in de samenleving (participatie);
• Het bevorderen van participatie vertaalt zich in het brede aanbod van verenigingen, maatschappelijke organisaties en ondernemers uit de stad;
• Lokale ondernemers en partners worden actief betrokken en hiermee wordt voldaan aan de toezegging d.d.16 januari 2025;
• De stadspas wordt het centrale instrument om op termijn de toegang tot gemeentelijke dienstverlening te vergemakkelijken.

Daarnaast wordt er op dit moment door collega’s van de afdeling Werk & Inkomen al gewerkt aan de ‘Stadspas 0.1’. Dit is een pas voor bijstandsgerechtigden, waarmee zij gratis een bibliotheekabonnement kunnen krijgen en in de zomervakantie gratis met de bus kunnen rijden.

De opdracht voor de ontwikkeling van de ‘Stadspas 0.1’ is gegeven aan BS&F. Zij verzorgen de website en schakelen met de aanbieders. Wij zijn o.a. verantwoordelijk voor communicatie en aanleveren gegevens. Speciale aandacht gaat uit naar gegevensdeling, dat is best nog een spannend onderdeel.

Doelen

Het project is afgerond zodra de aanbesteding is gegund. Dit betekent dat:

• Er een passende opdrachtnemer is geselecteerd via een zorgvuldig aanbestedingsproces.
• De geselecteerde opdrachtnemer voldoet aan de gestelde eisen en kan de stadspas ontwikkelen en implementeren.
• De stadspas voldoet aan de uitgangspunten van brede toegankelijkheid en kansengelijkheid.

Om de aanbesteding succesvol te laten verlopen, moet aan de volgende randvoorwaarden worden voldaan:

• Er wordt een projectteam samengesteld met voldoende capaciteit voor het aanbestedingsproces.
• De juiste expertises worden betrokken, waaronder een juridisch adviseur, een inkoopadviseur en een financieel expert.
• Er wordt een beleidsmedewerker aangetrokken die binnen de gemeente verantwoordelijk is voor de verdere beleidsmatige inbedding van de stadspas.

Wat valt buiten de scope:

• Het creëren van nieuw aanbod voor de stadspas vanuit de gemeente. De pas zal aansluiten bij bestaand aanbod.
• De implementatie en uitrol van de stadspas. De verantwoordelijkheid hiervoor ligt bij de geselecteerde opdrachtnemer en niet bij de projectleider.
• Het structureel fungeren als contactpersoon voor de stadspas na afronding van de aanbesteding. Projectleider kijkt waar de pas na implementatie het beste geborgd kan worden en doet hiervoor een voorstel.

Beoogde op te leveren resultaten

Planning stadspas 2.0

• Q2 2025: Samenstellen projectteam, beleidsmedewerker aantrekken, start aanbestedingstraject met het opstellen van programma van eisen. Start participatietraject voor gebruik pas met stakeholders olv projectleider.
• Q3 2025: Opstellen en publiceren aanbestedingsdocumenten. Start participatietraject met wethouder en Academie van de stad. Start prijsvraag ontwerp digitale stadspas.
• Q4 2025: Selectieprocedure en gunning.
• Q1 2026: Overdracht aan de opdrachtnemer en afronding project.

Uitdagingen

• Beperkte middelen: Het beschikbare budget voor de aanbesteding en de uitvoering van de stadspas
• Beperkt gemeentelijk aanbod: Op dit moment is er vanuit de gemeente nauwelijks een bestaand minimabeleid dat direct op de pas kan worden geplaatst.
• Geen budget voor doorontwikkeling: Na de initiële implementatie is er geen budget beschikbaar voor structurele doorontwikkeling van de pas.
• Brede betrokkenheid van externe partijen: De pas moet aantrekkelijk worden voor ondernemers en maatschappelijke organisaties, wat actieve betrokkenheid van deze partijen vraagt.
• Tijd is een belangrijke factor, de invoering van de stadspas moet gerealiseerd worden binnen de huidige collegeperiode

Rol van projectmanager Aanbesteding Almeerse Stadspas:

• Draagt zorg voor het programma van eisen van de aanbesteding in nauwe samenwerking met projectteam.
• Bewaakt de planning en financiën
• Geeft sturing aan het projectteam en schakelt op wanneer nodig.
• Informeert OG/ MT en wethouder over voortgang traject.
• Geeft ism communicatie vorm aan het participatietraject: voor de zomer met stakeholders over gebruiksvriendelijkheid/ na de zomer inwoners mbv academie van de stad en wethouder.
• Maakt voorstel waar project te borgen na de gunning.

Rol van projectmanager Stadspas 0.1:

• Proces rondom ontwikkeling van deze Stadspas loopt al, gaat met name om de begeleiding van de invoering van de pas. In de laatste paar weken voor invoering bewaken van proces: gaat het goed, loopt alles op schema.
• Onder andere verantwoordelijk voor communicatie en aanleveren gegevens.
• Na invoering ook een stukje nazorg

Samenvijf: detacheren met impact
Samenvijf staat voor een nieuwe manier van werken: we bieden je uitdagend werk bij onze opdrachtgevers en geven je daarnaast iedere week tijd om iets goeds te doen voor de maatschappij. Zo doorbreek jij je routine en heb je een werkweek met meer afwisseling en inspiratie. Samen zorgen we ervoor dat de maatschappij nog mooier wordt. We vertellen je er graag meer over.