Projectmanagement officer

Projectondersteuning voor Enterprise Cloud

Wij zoeken een ervaren PMO ter ondersteuning van het project Enterprise Cloud. Affiniteit met ICT en inzicht in relevante terminologie zijn vereist. Je raakt snel bekend met de inhoud, levert bijdragen aan rapportages, signaleert afwijkingen, legt acties en besluiten vast en reviewt documentatie. Je ontlast de programmamanager proactief door taken over te nemen of voor te bereiden en zorgt voor uitvoering daarvan.

• Rechterhand van de programmamanager; vervanging bij afwezigheid.
• On- en offboarden van projectmedewerkers.
• Aanvragen voor Cloud Transitie-rollen (RBAC) via CA Identity Portal voor toegang tot de netwerkschijf.
• Digitaal archief (netwerkfolder) bijhouden en gebruikers instrueren.
• Stakeholdersoverzicht actueel houden.
• Beheer van urencodes in SAP.
• Bijhouden en up-to-date houden van de CT-wikipagina.
• Beheer van toegang tot CT SharePoint.
• Afwezigheden uitvragen en invullen voor stakeholders (management, directie, bestuur).
• Maandelijks HPR: opstellen, benodigde input uitvragen en versturen.
• Wekelijks PMT: plannen, voorbereiden, notuleren en opvolgen van acties en besluiten.
• Maandelijks Stuurgroep/Programboard: plannen, voorbereiden, notuleren en opvolgen van acties en besluiten.
• Voorbereiden van het kwartaal Sponsoroverleg.
• Plannen van overleggen, workshops en sessies; reserveren van ruimtes en lunches; bezoekers aanmelden.
• Plannen en organiseren van teamuitjes, etentjes, borrels en afscheidsactiviteiten.
• Bijhouden van risico- en issue-log; organiseren van aparte sessies per kwartaal.
• Bijhouden van de configuratielog.
• Beheren van de Cloud-mailbox: e-mails beantwoorden of doorsturen.
• Beheren van de Cloud-agenda en plannen van overleggen.
• Opstellen en verspreiden van de nieuwsbrief.
• Opleveren van benodigde documentatie voor audits.

Vereiste competenties en vaardigheden

• Affiniteit met ICT en begrip van relevante begrippen en terminologie.
• Snel eigen maken van nieuwe materie.
• Sterke organisatorische vaardigheden en nauwkeurigheid bij het vastleggen van acties en besluiten.
• Ervaring met plannen, voorbereiden en notuleren van bijeenkomsten (PMT, stuurgroepen e.d.).
• Proactieve houding om de programmamanager te ontlasten en taken over te nemen of voor te bereiden.

Rapporteert aan: programmamanager