Programmasecretaris

Voor onze opdrachtgever zijn wij op zoek naar een doortastende Programmasecretaris met een no nonsens-mentaliteit. Organiseren is jouw tweede natuur, je bent creatief en denkt altijd vanuit oplossingen. Je vindt het leuk om kritisch mee te denken en doet dit vanuit een constructieve en positieve houding. Met inzicht in processen, bevoegdheden en onderlinge verhoudingen ben je in staat om professionele resultaten op hoog niveau te leveren. Je maakt je snel de ‘mores’ van de omgeving eigen en vindt er geruisloos je weg in. Daarnaast beschik je over een flinke dosis humor, die af en toe best droog mag zijn.

Doel van de functie

Je levert, vanuit een onafhankelijke rol, een programmasecretarisdienst gericht op het organiseren, coördineren en rapporteren van de activiteiten van de Taskforce. De nadruk ligt op het inrichten en verbeteren van informatie- en besluitvormingsprocessen binnen de Taskforce en het zichtbaar maken van resultaten via rapportages en kennisdeling. Je bepaalt zelf hoe deze resultaten worden gerealiseerd, binnen de overeengekomen tijdlijn en kwaliteitsafspraken. Er is geen sprake van hiërarchische aansturing; de werkinhoudelijke leiding komt vanuit JenV.

Verantwoordelijkheden

• Ontwerpen en leveren van vier kwartaalrapportages voor de opdrachtgevers van de Taskforce, inclusief stakeholderafstemming en kwaliteitsbewaking.
• Organiseren en faciliteren van het opdrachtgeversoverleg (per kwartaal), inclusief verslaglegging en opvolging van besluiten.
• Coördineren en realiseren van inkoopdossiers (personeel en materieel), met naleving van de interne richtlijnen van JenV, zonder zelf verantwoordelijk te zijn voor autorisatie of besluitvorming.
• Inrichten van een overzichtelijke overleg- en communicatiekalender voor de Taskforce en borgen van samenhang tussen activiteiten.
• In overleg met betrokkenen ontwikkelen van communicatie- en kennisproducten om de resultaten van de Taskforce zichtbaar te maken.
• Organiseren van minimaal twee kennissessies per taskforce-domein.
• Leveren van een bijdrage aan de organisatie van de Taskforce-track op de conferentie Digitale Rechtsstaat.