Office Manager Duurzaamheid – Rotterdam

We zoeken binnen de afdeling Duurzaamheid van de gemeente Rotterdam een enthousiaste Office Managers voor team Schone Energie. Dit team bestaat uit 3 subteams: Wind, Energiesysteem en Zon.

Als Office Manager ben je de spin in het web binnen het team. Je fungeert als aanspreekpunt voor zaken t.a.v. de projectondersteuning en je bent verantwoordelijk voor agenda- en relatiebeheer. Ook zorg je ervoor dat de projectadministratie op orde is en blijft. Je rol bestaat uit het vastleggen en waar nodig najagen van (het nakomen van) afspraken, zowel binnen het team als daarbuiten met bijvoorbeeld woningcorporaties, energiecoöperaties en andere afdelingen. Tot slot organiseer je bijeenkomsten en ben je verantwoordelijk voor overige administratieve taken.

Concreet bestaan je werkzaamheden uit:

• Het notuleren van (complexe) overleggen binnen het team.
• Het organiseren en faciliteren van overleggen en bijeenkomsten (zowel intern als extern.
• Het bewaken van acties en zorg dragen voor het nakomen van gemaakte afspraken.
• Het actualiseren van een projectadministratie inclusief de mijlpalen.
• Archiveren van procesdocumentatie.
• Helpen bij uitzoeken van incomplete databestanden.
• Inventariseren van initiatieven op het gebied van energie en duurzaamheid.
• Opstellen van werkinstructies en handleidingen.

Samenvijf: tijd voor iets nieuws
Samenvijf staat voor een nieuwe manier van werken: we bieden je uitdagend werk bij onze opdrachtgevers en geven je daarnaast iedere week tijd om iets goeds te doen voor de maatschappij. Zo doorbreek jij je routine en heb je een werkweek met meer afwisseling en inspiratie. Samen zorgen we ervoor dat de maatschappij nog mooier wordt. We vertellen je er graag meer over.