Medewerker Post, Registratie & Secretariaat – Hellevoetsluis

Facilitaire Zaken (FaZa) is de dienstverlenende en ondersteunende afdeling van de gemeentelijke organisatie. De afdeling bestaat uit de teams: Post, Registratie & Secretariaat (PRS), Documentaire Informatievoorziening (DIV), Huisvesting & Services (H&S) en Informatie & Automatisering (I&A). 

Het team PRS notuleert, ondersteunt en is verantwoordelijk voor het registreren van poststukken en het verzenden ervan en notuleren. 

In deze dynamische functie ben je verantwoordelijk voor het notuleren van verschillende vormen van overleg op verschillende niveaus in de organisatie. Zo sluit je aan bij werkoverleggen en informatieavonden, maar ook bij hoorzittingen en overleggen met wethouders. Je hebt feeling voor de situatie zodat je kunt beslissen of een actielijst of besluitenlijst nodig is. 

Je registreert uitgaande en inkomende post en maakt hierbij gebruik van digitale systemen.

Je bent in staat om binnen je team taken te signaleren en op te pakken, en over te nemen van je collega’s. Door jouw proactieve instelling kun je met je team alles voor elkaar krijgen voor jouw interne klant. 

• notuleren, op verschillende niveaus in de organisatie;
• post registreren, zowel inkomende als uitgaande post;
• documenten verzenden, zowel hard copy als digitaal;
• je werkzaamheden zodanig inplannen dat deadlines behaald kunnen worden;
• terugkoppeling verzorgen, je schakelt met collega’s en biedt hulp waar nodig.

Samenvijf: tijd voor iets nieuws
Samenvijf staat voor een nieuwe manier van werken: we bieden je uitdagend werk bij onze opdrachtgevers en geven je daarnaast iedere week tijd om iets goeds te doen voor de maatschappij. Zo doorbreek jij je routine en heb je een werkweek met meer afwisseling en inspiratie. Samen zorgen we ervoor dat de maatschappij nog mooier wordt. We vertellen je er graag meer over.