Managementassistent Jongerenloket – Rotterdam

We zoeken voor de gemeente Rotterdam een Managementassistent Jongerenloket. 

De managementassistent ondersteunt, net als de andere managementassistenten, de afdeling en het afdelingshoofd, in het bijzonder met facilitaire en administratieve zaken. Ook zorgt de managementassistent voor representatieve activiteiten voor de teams en/of medewerkers.

Andere taken zijn onder andere coördinatie en afhandeling van mailing t.b.v. de afdeling, boeken van ruimtes en het bewaken van de procedurele uitvoering van gemaakte afspraken. Tot slot is het voorbereiden en notuleren van vergaderingen (o.a. verzamelen van gegevens) een belangrijk onderdeel van het takenpakket net als het kunnen verwerken van interne aanvragen waarbij financiële afhandeling nodig is. Verder ben je volledig thuis in het digitaal vergaderen met MS Teams.

De managementassistent bepaalt op basis van eigen inzicht de aanpak, prioriteiten en inhoudelijke samenstelling van de werkzaamheden en brengt indien nodig aanpassingen aan. Daarnaast doet hij/zij binnen de speelruimte van het eigen vakgebied verbetervoorstellen. De managementassistent heeft een proactieve houding en een representatieve instelling.

Dit ga je doen:

1. Je zorgt ervoor dat de agenda van het afdelingshoofd   op orde is.
2. Je plant vergaderingen en overleggen in, zet stukken uit ter voorbereiding van vergaderingen en organiseert/faciliteert afdelingsbijeenkomsten;
3. Je notuleert bij overleggen en vergaderingen en/of maakt actielijsten naderhand;
4. Je hebt overzicht over afdelingsbrede werkzaamheden op het gebied van ondersteuning en processen en levert hier pro-actief een bijdrage op, zoals het inplannen van de jaarlijks terugkerende personeelsgesprekken voor de afdelingshoofd en het organiseren van diverse vakinhoudelijke bijeenkomsten voor de afdeling. 
5. Je pakt administratieve taken op:
6. Je doet bestellingen in ons inkoopsysteem, indien de verantwoordelijke collega afwezig is of indien nodig;
7. Je beheert mailbox(en)
8. Je bewaakt procedurele afspraken en je doet waar nodig verslaglegging;
9. Op orde houden van alle ondersteunende faciliteiten. Zoals bijv. aanmaken bestelaanvragen, reserveren van vergaderkamers en aanvragen van overige faciliteiten.

Samenvijf: tijd voor iets nieuws
Samenvijf staat voor een nieuwe manier van werken: we bieden je uitdagend werk bij onze opdrachtgevers en geven je daarnaast iedere week tijd om iets goeds te doen voor de maatschappij. Zo doorbreek jij je routine en heb je een werkweek met meer afwisseling en inspiratie. Samen zorgen we ervoor dat de maatschappij nog mooier wordt. We vertellen je er graag meer over.