Management Assistent / Bestuurssecretaresse

Voor onze opdrachtgever zijn wij op zoek naar een Management Assistent / Bestuurssecretaresse.

Als Bestuurssecretaresse vervul je een centrale en veelzijdige rol binnen onze organisatie. Je ondersteunt het college van burgemeester en wethouders, de gemeentesecretaris en de domeinmanagers, zodat zij zich kunnen richten op hun kerntaken. Daarnaast neem je een coördinerende rol op je binnen het secretariaatsteam, waarbij je zorgt voor een soepele samenwerking en efficiënte werkprocessen.

Jouw taken

• Agendabeheer: Proactief beheren en bewaken van de agenda’s van de burgemeester, wethouders en de gemeentesecretaris/directeur.
• Prioriteiten stellen: Met een grote mate van zelfstandigheid bepalen waar de prioriteiten liggen bij de behandeling van telefoonverkeer, e-mails en verzoeken voor afspraken, en hierover adviseren.
• Mailboxbeheer: Meelezen in de mailboxen van het college voor optimale ondersteuning en proactieve agendaplanning.
• Vergaderingen voorbereiden: Voorbereiden van de wekelijkse collegevergaderingen en portefeuillehouderoverleggen in nauwe samenwerking met de bestuurssecretaris, bestuursadviseurs en gemeentesecretaris.
• Informatiebeheer: Beheren van de gezamenlijke mailbox en het uitzetten van informatie en acties naar het college of collega’s.

Coördinerende rol binnen het secretariaatsteam

• Zorgen voor duidelijkheid in rol- en taakverdeling binnen het team en tussen afdelingen.
• Uniformeren en professionaliseren van werkwijzen en processen, zodat iedereen op dezelfde manier werkt.
• Bewaken van bezetting en werkverdeling, en tijdig signaleren van knelpunten.
• Fungeren als spin in het web tussen verschillende afdelingen, en zorgen dat afspraken en verantwoordelijkheden helder zijn.
• Initiatieven nemen om de samenwerking en efficiëntie van het secretariaat te verbeteren.