- Je zorgt voor het goed inrichten en onderhouden van de informatiehuishouding;
- Je levert een bijdrage aan de verdere vorming van het kwaliteitsbeleid;
- Je leidt en begeleidt de organisatie in het correct toepassen van de regels omtrent informatiebeheer.
Taken
- instrumenten;
- medewerkers/Gebruikersondersteuning;
- informatiebeheer;
- beheren van de mapppenstructuur op de gemeenschappelijke schijf en helpen bij het opschonen van persoonlijke en afdelingsschijven;
- inrichten en onderhouden van een pre-depot in op de Archiefschijf;
- selecteren en vernietigen van de dossiers;
- verzorgen en bewaken van de ontsluiting van documenten en zaakdossiers;
- functionele sturing voeren op regelgeving (bewaking procesinrichting/invulling en regelgeving introduderen ter uitvoering);
- uitvoeren van kwaliteitscontroles op het gebied van informatiemanagement;
- opstellen van rapportages van de constateringen en eventuele verbetervoorstellen daarvoor;
- geven van terugkoppelingen met toelichting aan de juiste stakeholders;
- samen met een informatiemanager implementeren van (nieuw) informatiebeleid;
- adviseren over de toepassingen van wet- en regelgeving op het terrein van informatiemanagement;
- signaleren van knelpunten, mogelijkheden en potentiele risico’s;
- opstellen van regels, procedures en instructies op het gebied van informatiemanagement;
- adviseren over het verbeteren en borgen van kwaliteitszorg op het gebied van informatiemanagement;
- doen van voorstellen over het verbeteren en borgen van kwaliteitszorg op het gebied van informatiemanagement;
- doen van voorstellen om werkwijzen en procedures op het gebied van informatiebeheer op te stellen of aan te passen;
- uitvoeren van audits en kwaliteitsonderzoeken op het gebied van informatiemanagement;
- beheren van het documentair structuurplan, de handleiding informatiebeheer, het handboek vervanging, selectielijsten. Deze instrumenten zijn nodig voor een goede uitvoering en beheer;
- opstellen en beheren van het kwaliteitshandboek;
- toekennen van bewaar- en vernietingstermijnen, aan de hand van geledende selectielijsten;
- opstellen van een hotspotmonitor (jaarlijks);
- opstellen en onderhouden van een kwaliteitszorgsysteem;
- trainen en begeleiden van medewerkers bij het juist opslaan en registeren van informatie;
- motiveren van medewerkers tot goed informatiebeheer;
- aanspreekpunt voor medewerkers voor vragen en opmerkingen over informatiebeheer;
- beschrijven van afdelingsspecifieke werkafspraken passend binnen de kaders van het informatiebeheerplan van de organisatie;
- controleren van registraties van medewerkers en terugkoppeling daarop geven;
- adviseren en ondersteunen van collega’s in het correcte gebruik van metadata/ en bij het registeren;
- bieden van ondersteuning en advies voor het beheren en toegankelijk maken van informatie;
- adviseren en ondersteunen inj de organisatie bij de inrichting en het gebruik van de verschillende zaaktypen en bijbehorende documenten;
- zorgen voor de voorbereidingen van de overdracht van dossiers naar het RAR;
- contact onderhouden met in- en externe partijen.
Samenvijf: tijd voor iets nieuws
Samenvijf staat voor een nieuwe manier van werken: we bieden je uitdagend werk bij onze opdrachtgevers en geven je daarnaast iedere week tijd om iets goeds te doen voor de maatschappij. Zo doorbreek jij je routine en heb je een werkweek met meer afwisseling en inspiratie. Samen zorgen we ervoor dat de maatschappij nog mooier wordt. We vertellen je er graag meer over.
