Inkoop- en contractadviseur -project A27 Houten-Hooipolder (A27HH)

Functieomschrijving

Als Inkoop- en Contractadviseur voor het programma A27 HoutenHooipolder ben je verantwoordelijk voor het beheer en de uitvoering van contracten en inkoopprocessen. Je werkt zelfstandig en fungeert als sleutelpersoon in het beheer van contracten. Je taken omvatten onder andere contractvoorbereiding, inkoop en contractuitvoering, waarbij je de inkoopstrategie per behoefte bepaalt en uitvoert. Je bent de schakel tussen de aanvrager, Rijkswaterstaat en de leverancier.

Verantwoordelijkheden

Contractvoorbereiding en aanbesteding:

Je bent verantwoordelijk voor de voorbereiding, aanbesteding en uitvoering van contracten met marktpartijen. Dit houdt in dat je de marktbenadering bepaalt, het inkoopplan opstelt en ervoor zorgt dat de wensen en eisen goed zijn vertaald naar de juiste contractvormen.

Beheer en uitvoering van contracten:

Na het opstellen en aanbesteden van de contracten houd je toezicht op de uitvoering ervan. Je zorgt ervoor dat alle contractafspraken nageleefd worden, zowel op financieel gebied als qua kwaliteit en termijn. Afwijkingen signaleer je tijdig en rapporteer je duidelijk.

Communicatie en samenwerking:

Je fungeert als het centrale aanspreekpunt binnen en buiten Rijkswaterstaat. Je werkt nauw samen met het projectteam, de opdrachtgever en leveranciers om het contract op een juiste manier te beheren. Je houdt goed contact met alle betrokkenen en zorgt ervoor dat iedereen op de hoogte is van de status en de voortgang van de contracten.

Toezicht en controles:

Je voert controles en systeem- en procestoetsen uit. Daarnaast stuur je deze processen aan waar nodig om te zorgen dat het contract goed beheerst wordt, zowel bij de totstandkoming als tijdens de looptijd.

Administratie en documentatie:

Je zorgt ervoor dat alle contracten, aanbestedingen en bijbehorende verplichte documenten goed zijn opgesteld, gedocumenteerd en opgeslagen, zowel in SAP als in het document management systeem.

Adviseren en signaleren:

Je hebt een signalerende rol en adviseert over het inkoop- en contracteringsproces, vooral wanneer ontwikkelingen zich voordoen die de uitvoering kunnen beïnvloeden. Daarnaast ben je verantwoordelijk voor het tijdig en juist rapporteren van afwijkingen of problemen.

Verbetering van processen:

Je draagt actief bij aan de verbetering van het inkoop- en contracteringsproces binnen het programma en binnen Rijkswaterstaat. Dit doe je door je kennis bij te houden, deze kennis te delen binnen het team en voorstellen te doen voor procesverbeteringen.

Vereiste Vaardigheden en Kennis

Inkoop- en contractmanagement:

Je hebt uitgebreide kennis van inkoop- en contractmanagementprocessen, zowel op strategisch als operationeel niveau.

Financiën en administratieve systemen:

Ervaring met financiële systemen zoals SAP en het beheer van contractadministratie.

Communicatieve vaardigheden:

Je moet effectief kunnen communiceren met zowel interne als externe stakeholders, van projectteams tot leveranciers.

Probleemoplossend vermogen:

Jij signaleert problemen vroegtijdig en komt met maatregelen om deze op te lossen.

Proactieve houding:

Je neemt initiatief en hebt een actieve rol in het verbeteren van processen en het borgen van kennis binnen het team.

Eisen

• Minimaal een afgeronde HBO-opleiding in de richting van techniek en/of (bouw)technische bedrijfskunde.
• Aantoonbare werkervaring met inkoop- en contractmanagement van diensten en producten, > €250 mln. bij een GWW project in de publieke sector.
• Aantoonbare ervaring met de inkoop en het contractmanagement van dienstencontracten met een contractwaarde > €2 mln.
• Aantoonbare ervaring met het Europees aanbesteden van diensten.

Wensen

• Recente werkervaring (<3 jaar geleden) binnen de overheid of een ingenieursbureau, met specifiek de inkoop van diensten en producten, onder de voorwaarden ARVODI en ARIV.
• Aantoonbare kennis (> 2 jaar) van Contractmanagement en zelfstandig kunnen werken met (financiële)informatiesystemen, zoals in SAP en Connect.
• Aantoonbare recente kennis en werkervaring met het inkopen en managen van dienstverleningsovereenkomsten, zoals ingenieursdiensten, projectbeheersing, en financiële adviesdiensten.
• In het bezit van een VCA-certificaat ‘Veiligheid voor Operationeel Leidinggevenden VCU’ (VOL-VCA) of bereid deze te behalen.