Functioneel Beheer P&O YouForce

Ben jij bekend met de applicatie YouForce en wil je de gemeente Deurne ondersteunen bij de implementatie en het eigen maken van deze applicatie door medewerkers? Als functioneel beheerder ben jij het primaire aanspreekpunt voor deze applicatie binnen de organisatie en ondersteun je de informatievoorziening.

Jouw taken en verantwoordelijkheden

Gebruikersondersteuning

• Afhandelen en registreren van meldingen over de applicatie
• Eerste aanspreekpunt voor technische zaken richting leveranciers
• Oplossen van verstoringen, eventueel in samenwerking met leverancier en systeembeheer
• Communiceren naar de organisatie bij storingen
• Werken volgens de Incident Management Procedure
• Ondersteunen van gebruikers door het beantwoorden van vragen en het verzorgen van handleidingen
• Geven van trainingen aan (nieuwe) medewerkers
• Organiseren van informatiesessies om kennis van gebruikers actueel te houden

Beheren informatiesystemen

• Zorgen voor juiste toegang van medewerkers met de juiste functies en taken
• Uitvoeren van controles op inrichting, werking, beveiliging en gebruik van de applicatie en koppelingen
• Kennis hebben van onderlinge afhankelijkheden en actie ondernemen om verstoringen te voorkomen of te verhelpen
• Controleren en bewaken van kwaliteit, toegankelijkheid en gebruik van gegevens
• Signaleren van afwijkingen en rapporteren aan verantwoordelijken
• Voorzien in informatiebehoefte van bestuur, management en gebruikers via dashboards en rapportages

Functionaliteit specificeren, vormgeven en optimaliseren

• Zorgen dat de applicatie operationeel, onderhouden en gebruiksvriendelijk is
• Optimaliseren van het gebruik van de applicatie en afstemmen op organisatiedoelen en gebruikerswensen
• Zorgen dat inrichting voldoet aan standaardeisen volgens beleidsregels
• Afstemmen van inrichting en gebruik op organisatieprocessen en gebruikers
• Adviseren van de teamleider over optimale inpassing van de applicatie binnen de organisatie
• Adviseren en ondersteunen bij het realiseren van koppelingen tussen applicaties, gemeentebreed en bovengemeentelijk
• Zorgen voor naleving van het gebruik van gegevens via basisregistraties en Landelijke Voorzieningen
• Periodieke afstemming met ketenpartners verzorgen

Wijzigingen implementeren

• Op de hoogte blijven van ontwikkelingen rond de applicatie en het vakgebied
• Maken en afhandelen van wijzigingsvoorstellen volgens de Change Management Procedure
• Coördineren van implementatie van nieuwe versies en updates
• Voorbereiden en afstemmen met leverancier en systeembeheer
• Maken en uitvoeren van testplannen
• Zorgen voor acceptatie, nazorg en instructie van key users conform wijzigingsproces

Overige taken

• Onderhouden van contact met relevante leveranciers en branche
• Controleren en aansturen van leveranciers op contract- en servicelevel afspraken
• Deelnemen aan gemeentebreed functioneel beheerdersoverleg
• Actief bijdragen aan een integrale en samenhangende informatievoorziening
• Leveren van input voor de inrichting van het Monitoring-, Detectie- en Responsesysteem (MDR)