Documentalist -Instandhoudingsadviseringen kunstwerken (IAK)

Functieomschrijving

Als Documentalist IAK ben je verantwoordelijk voor het beheer van de archivering binnen het document management systeem van het project. Je voert taken uit zoals registreren, metadata toevoegen, ordenen en classificeren van documenten en informatie. Je zorgt voor een actueel ordeningsplan, waardeert dossiers, autoriseert medewerkers en geeft training en opleiding aan (project)medewerkers. Een belangrijk onderdeel van je werk is het coachen van projectmedewerkers, zodat zij zich bewust zijn van hun taken en verantwoordelijkheden rondom documentbeheer en archiefvorming, en deze adequaat uitvoeren. Hiermee draag je bij aan een continue verbetering van de informatiehuishouding.

Je beheert het digitale projectarchief door onder andere:

• Het opstellen en actueel houden van een autorisatiematrix;
• Het verlenen en intrekken van autorisaties in het document management systeem;
• Het maken van standaardweergaven en zoekvragen in het systeem;
• Het instrueren van (nieuwe) projectmedewerkers zodat zij zelfstandig en adequaat hun taken uitvoeren;
• Het toevoegen, ordenen, waarderen, selecteren en muteren van (sub)dossiers binnen de ordeningsstructuur;
• Het actueel houden van alle documenten binnen het projectarchief;
• Het verplaatsen van documenten en (sub)dossiers;
• Toezien op correcte verwerking van inkomende, interne en uitgaande documenten conform de kaders;
• Het tijdig beschikbaar stellen van juiste informatie aan de juiste personen (routeren van post- en e-mailstukken);
• Het melden van storingen aan Lokaal Functioneel Beheer;
• Het inventariseren en melden van verbetervoorstellen voor applicaties volgens het proces van Lokaal Functioneel Beheer.

Resultaat van de opdracht

• Een ingericht projectarchief dat voldoet aan de gemaakte afspraken en kwaliteitseisen, zoals ordening, waarderen, selecteren en toepassen van metadata;
• Actuele middelen voor documentbeheer en archivering, waaronder autorisatiematrix, werkinstructies, handleidingen en ordeningsstructuur.

Competenties

• Analyseren en analytisch denkvermogen (verbanden kunnen leggen);
• Dienstverlenende en klantgerichte instelling;
• Hands-on mentaliteit (denken in mogelijkheden en werkbare oplossingen);
• Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden, inclusief het opstellen van rapportages en didactische vaardigheden voor instrueren en begeleiden;
• Luisteren en de vraag achter de vraag kunnen achterhalen;
• Nauwkeurigheid;
• Omgevingsbewustzijn (inzicht in wat er binnen de organisatie speelt);
• Proactieve instelling;
• Plannen en organiseren (zelfstandig werk indelen en deadlines halen zonder stress);
• Zelfontwikkeling (leren van omgeving en situaties en dit toepassen in het werk);
• Zelfstandigheid (initiatief nemen, zelfstandig werken en collega’s betrekken waar nodig).

Functie-eisen

• Minimaal HBO denk- en werkniveau met een afgeronde MBO-opleiding in informatiemanagement of een gelijkwaardige opleiding;
• Aantoonbare werkervaring met Document Management Systemen (DMS) en digitaal archiveren;
• Kennis en ervaring met (documentair) informatiebeheer en -dienstverlening, en het gebruik van DIM-gerelateerde ICT-middelen;
• Zelfstandig kunnen opstellen van werkinstructies en handreikingen.

Wensen

• Kennis van en ervaring met onderhoudsprogramma’s in de infrastructuursector;
• Kennis van relevante kaders en regelgeving, zoals Woo, AVG, Aw, BIHR en het Toepassingsmodel metadata;
• Ervaring met samenwerken in een IPM-model en Projectbeheersingsteam;
• Ervaring met recordmanagement in de M365 SharePoint applicatie;
• Beschikken over de genoemde competenties en vaardigheden, aantoonbaar via cv, motivatiebrief en/of sollicitatiegesprek.