Documentalist -Het project Wilhelminakanaal Sluis II

Functietitel

Documentalist (12 uur per week, Tilburg/Hybride)

Functieomschrijving

Als Documentalist ben je verantwoordelijk voor het beheer van de archivering binnen het document management systeem (DMS) van het project Wilhelminakanaal Sluis II. Je voert activiteiten uit zoals registreren, metadateren, ordenen en classificeren van documenten en informatie. Je zorgt voor een actueel ordeningsplan, waardeert dossiers, autoriseert medewerkers en verzorgt training en opleiding voor projectmedewerkers. Het doel is dat medewerkers zich bewust zijn van hun taken en verantwoordelijkheden rondom documentbeheer en archiefvorming, en deze adequaat uitvoeren, waardoor de informatiehuishouding continu verbetert.

Je werkt met het systeem HummingBird (eDocs) en mogelijk wordt er binnen de contractperiode gemigreerd naar Connect (SharePoint).

Belangrijkste taken

• Opstellen en actueel houden van een autorisatiematrix
• Verlenen en intrekken van autorisaties voor het DMS
• Maken van standaardweergaven en zoekvragen in het DMS
• Instrueren van (nieuwe) projectmedewerkers over documentbeheer en archiefvorming
• Toevoegen, ordenen, waarderen, selecteren en muteren van (sub)dossiers binnen de ordeningsstructuur
• Actueel houden van alle documenten binnen het projectarchief
• Verplaatsen van documenten en/of (sub)dossiers
• Opstellen en uitvoeren van een verbeterplan op basis van tussentijdse toets van DIM
• Monitoren en zo nodig uitbreiden van de opslagcapaciteit van het DMS
• Melden van storingen aan de ICT-helpdesk
• Inventariseren en melden van verbetervoorstellen voor applicaties
• Vervaardigen van voortgangsrapportages en dashboards en deze maandelijks bespreken met de manager projectbeheersing
• Voorbereiden van de site(s) voor overdracht naar het archief
• Afronden van projectfases en archiveren van relevante documenten

Resultaat van de opdracht

• Een ingericht projectarchief dat voldoet aan de afspraken en kwaliteitseisen van Rijkswaterstaat (o.a. ordening, waarderen, selecteren, toepassen van metadata)
• Actuele middelen voor documentbeheer en archivering, zoals autorisatiematrix, werkinstructies, handleidingen en ordeningsstructuur

Competenties

• Analytisch denkvermogen (verbanden kunnen leggen)
• Dienstverlenende en klantgerichte instelling
• Hands-on mentaliteit (denken in mogelijkheden en werkbare oplossingen)
• Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden, inclusief rapportages en didactische vaardigheden voor instructie en begeleiding
• Luisteren en de vraag achter de vraag kunnen achterhalen
• Nauwkeurigheid
• Omgevingsbewustzijn
• Pro-actieve instelling
• Plannen en organiseren, zelfstandig werken en deadlines halen
• Zelfontwikkeling en toepassen van geleerde inzichten
• Zelfstandigheid en initiatief nemen, samenwerken waar nodig

Functie-eisen

• HBO denk- en werkniveau en/of afgeronde MBO-opleiding in informatiemanagement of een gelijkwaardige opleiding
• Meer dan 2 jaar aantoonbare werkervaring met Document Management Systemen (DMS) in digitaal archiveren
• Aantoonbare ervaring en kennis van (documentair) informatiebeheer en -dienstverlening, en het gebruik van informatiemanagement gerelateerde ICT-middelen
• Kennis van relevante kaders en regelgeving, zoals Woo, AVG, Aw, BIHR en het Toepassingsmodel metadata

Wensen

• Ervaring met projectmatig werken binnen een overheidsorganisatie en met uitvoeringsprojecten in de grond-, weg- en waterbouw (GWW)
• Werkervaring met digitaal archiveren in het systeem Hummingbird (eDocs)
• Ervaring met het werken met een documentbeheersysteem van Rijkswaterstaat
• Bereidheid om één dag per week in onderling overleg op de projectlocatie in Tilburg te werken