Documentalist / GPO Project beheerder

Voor onze opdrachtgever zijn wij op zoek naar een Documentalist / GPO Project beheerder. 

Als Documentalist ben je verantwoordelijk voor het beheer van de archivering in het document management systeem binnen projecten. Je voert taken uit zoals registreren, metadateren, ordenen en classificeren van documenten en informatie. Daarnaast zorg je voor een actueel ordeningsplan, waardeer je dossiers, autoriseer je medewerkers en geef je training en opleiding aan (project)medewerkers. Een belangrijk onderdeel van je werk is het coachen van projectmedewerkers zodat zij zich bewust zijn van hun taken en verantwoordelijkheden met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming, en deze adequaat uitvoeren. Hiermee draag je bij aan een continue verbetering van de informatiehuishouding.

Specifieke taken zijn onder andere:

• Opstellen en actueel houden van een autorisatiematrix;
• Verlenen en intrekken van autorisaties voor het document management systeem;
• Maken van relevante standaardweergaven of zoekvragen in het systeem;
• Instrueren van (nieuwe) projectmedewerkers over documentbeheer en archiefvorming;
• Toevoegen, ordenen, waarderen, selecteren en muteren van (sub)dossiers binnen de ordeningsstructuur;
• Actueel houden van alle documenten binnen het projectarchief;
• Verplaatsen van documenten en/of (sub)dossiers;
• Toezien op correcte verwerking van inkomende, interne en uitgaande documenten conform kaders;
• Tijdig beschikbaar stellen van juiste informatie aan de juiste personen;
• Melden van storingen aan Lokaal Functioneel Beheer;
• Inventariseren en melden van verbetervoorstellen voor applicaties.

Resultaat van de opdracht

• Een ingericht projectarchief dat voldoet aan de gemaakte afspraken en kwaliteitseisen van Rijkswaterstaat, waaronder ordening, waarderen, selecteren en toepassen van metadata;
• Actuele middelen voor documentbeheer en archivering, zoals autorisatiematrix, werkinstructies, handleidingen en ordeningsstructuur.

Competenties

• Analyseren en analytisch denkvermogen;
• Dienstverlenende en klantgerichte instelling;
• Hands-on mentaliteit met focus op mogelijkheden en werkbare oplossingen;
• Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden, inclusief rapportages en didactische vaardigheden voor instructie en begeleiding;
• Luisteren en de vraag achter de vraag kunnen achterhalen;
• Nauwkeurigheid;
• Omgevingsbewustzijn;
• Pro-actieve instelling;
• Plannen en organiseren, zelfstandig werken en deadlines halen;
• Zelfontwikkeling en toepassen van geleerde kennis;
• Zelfstandigheid en initiatief nemen, met het zoeken van collega’s waar nodig.