Directiesecretaris

Voor onze opdrachtgever zijn wij op zoek naar een Directiesecretaris.

Als directiesecretaris ben je verantwoordelijk voor het voorbereiden van de agenda van het directieteam-overleg (DTO) en de bijbehorende stukkenstroom, actielijst en verslaglegging. Met creativiteit en energie organiseer en stuur je op een effectief overleg en bewaak je de voortgang van afspraken. Je adviseert het directieteam op inhoud, proces, bedrijfsvoering en de verbinding tussen vraagstukken en faciliteert het overleg.

Je fungeert als sparringpartner voor de directeur en adviseert vanuit jouw kennis over het bestuurlijke en ambtelijke besluitvormingsproces. Je zoekt de verbinding met collega’s van andere directies en partners in de stad en draagt bij aan een soepele besturing van de directie door verbinding te leggen tussen afdelingen, directiestaf en directieadviseurs. Daarnaast voer je projecten uit voor het directieteam.

Samen met je collega’s in de directiestaf zorg je voor samenhang in de directiebrede aanpak van strategische prioriteiten, zoals organisatieontwikkeling, communicatie en een uniforme benadering van sturing, beheersing en jaarcyclusproducten. Je draagt bij aan het teamgevoel dat nodig is om complexe samenwerkingsvraagstukken op een prettige manier aan te pakken.

Je beheert de voortgang en coördineert het Prestatiecontract van de directeur JZD met de stedelijk directeur en stelt het concept jaarplan van de directie op. Je ondersteunt de directeur in de relatie met de onderdeel commissie (OC), bent het aanspreekpunt voor de OC namens de directie, voert vooroverleg over agendapunten en informatie en speelt een actieve rol bij het opstellen van formele adviesaanvragen en correspondentie tussen bestuurders en OC.

Je bent het aanspreekpunt voor uiteenlopende en overkoepelende vraagstukken gericht aan de directeur of directie. Daarnaast heb je een coördinerende rol in de externe gerichtheid van de directie en directeur. Je maakt deel uit van het lobby-netwerk (G4 en G40, VNG, Rijk) op de inhoudelijke beleidsterreinen van de directie en zorgt voor samenhang en integrale aanpak binnen de afdelingen en met collega’s van het cluster en Public Affairs.

Werkzaamheden

• Organiseren en monitoren van directieoverleggen, inclusief agenda, verslaglegging en acties.
• Adviseren en ondersteunen van de directeur bij strategische en bestuurlijke vraagstukken.
• Proactief onderhouden van contacten met stakeholders om beleid af te stemmen op bestuur en cluster.
• Samen met stafadviseurs zorgen voor strategische agendavorming van directeur en directieteam.
• Organiseren van bijeenkomsten over leiderschap voor het directieteam en management.
• Coördineren van externe netwerkoverleggen op ambtelijk en bestuurlijk niveau.
• Verbeteren en coördineren van de interne sturingscyclus in samenwerking met HR en financiën.