Directiesecretaris

De directiesecretaris die de gemeente Opmeer zoekt, krijgt een divers takenpakket. Als directiesecretaris ben je verantwoordelijk voor zowel inhoudelijke als procesmatige ondersteuning van de gemeentesecretaris en word je ingezet voor verschillende activiteiten in het kader van de ontwikkeling van de organisatie. Je fungeert als de spil binnen de organisatie, toetst documenten op kwaliteit en politieke consistentie, en bewaakt afspraken en termijnen. Hiervoor bouw je een netwerk op binnen de verschillende afdelingen.

Je vervult diverse rollen zoals secretaris en coördinator, bereidt overleggen voor, signaleert knelpunten en zoekt naar oplossingen. Ook adviseer je in voorkomende gevallen de leden van het managementteam over actuele kwesties.

Takenpakket

• Onderhouden van contacten: ten behoeve van de bestuurlijke besluitvorming het onderhouden van de contacten met de ambtelijke organisatie, het management, de griffie.
• Besluitvormingsprocessen: zorgdragen voor het inhoudelijk goed, tijdig en efficiënt verlopen van de besluitvormingsprocessen (zowel MT-, college- en raadsbesluiten).
• Bewaken van afspraken: bewaken van afspraken, termijnen en voortgang van cruciale dossiers.
• Ondersteuning: ondersteunen van de gemeentesecretaris en leden van het management met inhoudelijke en procesmatige taken.
• Voorbereiden van overleggen: voorbereiden van overleggen en weekagenda’s van de gemeentesecretaris en, in voorkomende gevallen, de overige leden van het managementteam.
• Toetsen van documenten: toetsen van documenten op kwaliteit en beleidsinhoudelijke consistentie.
• Signaleren van knelpunten: signaleren van knelpunten en actief zoeken naar verbinding en oplossingen.
• Organiseren van evenementen: bijdragen aan het organiseren van evenementen en (ook praktische) ondersteuning daarvan in het kader van de organisatieontwikkeling.