Directiesecretaris

De gemeente Opmeer is op zoek naar een directiesecretaris voor tijdelijke ondersteuning van de gemeentesecretaris. In deze rol krijg je een divers takenpakket en ben je verantwoordelijk voor zowel inhoudelijke als procesmatige ondersteuning. Je fungeert als de spil binnen de organisatie, toetst documenten op kwaliteit en politieke consistentie, en bewaakt afspraken en termijnen. Je bouwt een netwerk op binnen de verschillende afdelingen en vervult diverse rollen zoals secretaris en coördinator. Daarnaast bereid je overleggen voor, signaleer je knelpunten en zoek je naar oplossingen. Ook adviseer je in voorkomende gevallen de leden van het managementteam over actuele kwesties.

Takenpakket

• Onderhouden van contacten: je onderhoudt contacten met de ambtelijke organisatie, het management en de griffie ten behoeve van de bestuurlijke besluitvorming.
• Besluitvormingsprocessen: je zorgt voor het inhoudelijk goed, tijdig en efficiënt verlopen van de besluitvormingsprocessen, waaronder MT-, college- en raadsbesluiten.
• Bewaken van afspraken: je bewaakt afspraken, termijnen en de voortgang van cruciale dossiers.
• Ondersteuning: je ondersteunt de gemeentesecretaris en leden van het management met inhoudelijke en procesmatige taken.
• Voorbereiden van overleggen: je bereidt overleggen en weekagenda’s van de gemeentesecretaris voor en, in voorkomende gevallen, die van de overige leden van het managementteam.
• Toetsen van documenten: je toetst documenten op kwaliteit en beleidsinhoudelijke consistentie.
• Signaleren van knelpunten: je signaleert knelpunten en zoekt actief naar verbinding en oplossingen.
• Organiseren van evenementen: je draagt bij aan het organiseren van evenementen en biedt praktische ondersteuning in het kader van de organisatieontwikkeling.