Directiesecretaris

Functieomschrijving

Als directiesecretaris ben jij namens de directie verantwoordelijk voor het soepel, tijdig en inhoudelijk goed laten verlopen van de besluitvormingsprocessen. Je fungeert als secretaris van de directievergaderingen en het MT, en neemt actief deel aan alle MT-vergaderingen. Met jouw prettige en verbindende aanpak ben jij de aanjager van de besluitvorming.

Je organiseert en bereidt MT-vergaderingen voor, legt deze vast, monitort besluiten en acties, en signaleert knelpunten en risico’s. Als adviserend lid van het MT en rechterhand van de directeur Data ben jij de steun en toeverlaat van de directie. Je onderhoudt contact met medewerkers binnen de hele directie en draagt bij aan de organisatieontwikkeling door mee te denken over visie, missie, strategie en een gestructureerde aanpak van concrete vraagstukken en projecten.

Werkzaamheden

• Opstellen van agenda’s, verzamelen van stukken, notuleren en beheren van de termijnagenda voor het MT Dataoverleg.
• Publiceren van besluiten en zorgen voor een gestructureerde opslag hiervan in MS Teams.
• Voorzitten en vastleggen van weekstarts MT Data (Obeya-master) en het actief opvolgen van acties.
• Organiseren van kwartaal-events voor Directie Data, gericht op het verbinden van medewerkers met doelen en elkaar. Dit omvat afstemming met MT, medewerkers, teamcoach, secretariaat en communicatie, en het aansturen van een werkgroep.
• Sturing en uitvoering geven aan specifieke opdrachten en projecten vanuit het MT, zoals:
• Inrichten en coördineren van MS Teams-kanalen voor de hele directie Data, afgestemd op de communicatiebehoefte van teams, afdelingen en communities.
• Inrichten van het MT Data Teams-kanaal, zodat stukken, agenda’s en notulen op een toegankelijke manier gedeeld worden.
• Bijdragen aan de werkgroep “fijne werkplek” (huisvesting), als trekker of uitvoerder.
• Meewerken aan het verbeteren van het opstellen van doelen in samenhang met teams, en bijdragen aan het vormgeven van het strategie- en doelenproces om prioriteiten, commitment en eigenaarschap te versterken.
• Ondersteunen van de interne communicatie, zowel als trekker als uitvoerder.