DiM’er van Brienenoord brug VBB /informatiebeheersing

Functieomschrijving

De functie omvat het beheer van archivering binnen het document management systeem door projectmedewerkers. Dit beheer omvat activiteiten zoals registreren, metadateren, ordenen en classificeren van documenten en informatie. Daarnaast ben je verantwoordelijk voor het actueel houden van het ordeningsplan, het waarderen van dossiers, het autoriseren van medewerkers, het geven van training en opleiding aan projectmedewerkers, en het zorgen voor de benodigde middelen. Ook het functioneel beheer van SharePoint Online valt onder je verantwoordelijkheden.

Verantwoordelijkheden

• Opstellen en actueel houden van een autorisatiematrix.
• Verlenen en intrekken van autorisaties tot het document management systeem.
• Maken van relevante standaardweergaven of standaard zoekvragen in het document management systeem.
• Instrueren van (nieuwe) projectmedewerkers zodat zij hun taken met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming zelfstandig en adequaat kunnen uitvoeren.
• Toevoegen, ordenen, waarderen en selecteren, en muteren van nieuwe (sub)dossiers binnen de ordeningsstructuur.
• Actueel houden van alle documenten die bij het beheren van het projectarchief horen.
• Verplaatsen van documenten en/of (sub)dossiers.
• Toezien op het juist verwerken van inkomende, interne en uitgaande documenten conform kaders en het tijdig beschikbaar stellen van de juiste informatie aan de juiste persoon.
• Ontvangen van meldingen en oplossen van storingen in SharePoint Online.
• Inventariseren en doorvoeren van verbetervoorstellen binnen het gebruik van SharePoint Online.

Coaching

Een belangrijke taak is het coachen van de projectmedewerker zodat deze zich bewust is van zijn/haar taken en verantwoordelijkheden met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming en deze adequaat uitvoert, waarmee de informatiehuishouding continu verbetert.